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Intern
    Rechenzentrum

    Information zur Datenverarbeitung bei elektronischen Fernprüfungen

    An der Universität Würzburg können elektronischer Fernprüfungen abgelegt werden. Damit die auch eine Verarbeitung personenbezogener Daten verbunden.

    Für Fernklausuren stetzen wir auf das von uns entwickelte CaseTrain. Es kann auch für Übrungsklausuren genutzt werden. Lösungen werden prüfungsbezogen auch mit weiteren lokalen Anwendungen erarbeitet und sind abhänig sind von der jeweiligen Prüfung machmal über WueCampus abzugeben.

    Die Videoaufsicht erfolgt mittels Zoom. Für prüfungsbezogene Kommunikation setzen wir auf Rocket.Chat und E-Mail. Die Netzverbindung wird zusätzlich mittels VPN abgesichert.

    Für mündliche und praktische Fernprüfungen stetzen wir ebenfalls Zoom ein.

    Sie können bei Fragen unserem Datenschutzbeauftragten eine E-Mail schreiben.

    Julius-Maximilians-Universität Würzburg
    (Körperschaft des öffentlichen Rechts)

    Sanderring 2, 97070 Würzburg

    Telefon +49/931-310
    Telefax +49/931-31-82600

    Datenschutzbeauftragter der Julius-Maximilians-Universität Würzburg

    Sanderring 2, 97070 Würzburg
    Telefon +49/931-310

    datenschutz@uni-wuerzburg.de

    Verarbeitungszwecke

    Bezogen auf elektronische Fernprüfungen werden personenenbezogene Daten wie folgt verarbeitet.

    Übersicht
    Zweck Kategrorien Personenbezogener Daten Anwendungen Löschfrist beim Verantwortlichen
    Übermittlung der Prüfungsaufgabe Prüfungsangaben a) CaseTrain
    b) Groupwise und Horde
    c) WueCampus
    a) Gemäß Prüfungsordnung
    b) Gemäß Prüfungsordnung
    c) Gemäß Prüfungsordnung
    Bearbeitung der Prüfungsaufgabe Prüfungsleistungen a) CaseTrain
    b) Anwendungsprogramme
    a) Gemäß Prüfungsordnung
    b) Es erfolgt keine dauerhafte Speicherung.
    Übermittlung der Prüfungsleistung Prüfungsleistungen CaseTrain oder WueCampus  Gemäß Prüfungsordnung
    Videoaufsicht bei Fernklausuren und Fernprüfungen Bild und Ton der geprüften Studierenden Zoom Es erfolgt keine dauerhafte Speicherung.
    Übungsklausuren Übrungsleistungen CaseTrain Übungsleistungen werden bis auf Widerruf gespeichert.
    Authentifizierung Lichtbildausweis Prüfungsdokumentation Es erfolgt keine dauerhafte Speicherung des Lichtbildausweises.
    Kommunikation zur Prüfungsorganisation Kommunikationsdaten Rocket.Chat Es erfolgt keine dauerhafte Speicherung der Kommunikation.
    Absicherung der Netzverbindung Bestands- und Verkehrsdaten VPN - Cisco AnyConnect Gemäß Betriebskonzept

    Archivrechtliche Vorschriften bleiben unberührt.

    Rechtsgrundlage

    Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Art. 61 Abs. 10 Satz 1 BayHSchG und § 4 BayFEV. Für Übungsklausuren ist ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO.

    Hinweis

    Die Anwendungen werden auch für andere Anwendungszwecke eingesetzt, insbseondere zur Untersützung der Lehre.

    Im allgemeinen erfolgt keine Offenlegung an Dritte. Bei der Wartung der System werden wir jedoch durch Dienstleister unterstützt.

    Überblick Dienstleister
    Anwendung Empfänger
    CaseTrain Entfällt
    GroupWise Micro Focus International plc und verbundene Unternehmern
    Horde Entfällt
    Rocket.Chat ssystems GmbH
    VPN - Cisco AnyConnect Cisco Systems, Inc. und dessen Tochtergesellschaften
    WueCampus Entfällt
    Zoom Zoom Video Communications, Inc. und verbundene Unternehmern sowie Unterauftragsverarbeiter

    Im allgemeinen erfolgt kein internationaler Datentransfer. Jedoch können Systembenachrichtiungen unter Android und iOS, Wartungsfälle oder die Bereitstellung von Lizenzen einen internationalen Datentransfer erfoderlich machen.

    Überblick Dienstleister
    Anwendung Internationaler Datentansfer Garantie und zusätzliche Maßnahmen
    Cisco Systems, Inc. und dessen Tochtergesellschaften Möglich Binding Corporate Rules
    Zoom Video Communications, Inc. und verbundene Unternehmern Möglich Standardvertragsklauseln und zusätzliche Maßnahmen
    Unterauftragsverarbeiter von Zoom     Möglich Standardvertragsklauseln und Binding Corporate Rules mit zusätzlichen Maßnahmen  

    Allgemeine Betroffenenrechte

    Hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen als einer betroffenen Person die nachfolgend genannten Rechte gemäß Art. 15 ff. DSGVO zu:

    • Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann (vgl. insbesondere Art. 10 BayDSG).
    • Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).
    • Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (Art. 18 DSGVO) verlangen. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe. Die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO).
    • Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.
    • Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde im Sinn des Art. 51 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für bayerische öffentliche Stellen ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München.

    Wahlrecht bei Teilnahme an elektronischen Fernprüfungen

    Neben den allgemeinen Betroffenenrechten steht Ihnen im Rahmen des § 8 Bayerische Fernprüfungserprobungsverordnung ein Wahlrecht zwischen einer elektronischen Fernprüfungen und einer termingleiche Präsenzprüfung zu.