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Intern
    Rechenzentrum

    Microsoft 365 Anwendungen

    Anwendungen für Forschung, Lehre, Studium und Verwaltung

    Das Rechenzentrum der Universität Würzburg verwaltet für ihre Mitglieder die lizenzierten Dienste von Microsoft.

    Microsoft 365 Anwendungen hießen zuvor Office 365.

    • Forms
    • OneDrive for Business
    • Office Online (Word, PowerPoint, Excel, OneNote)
    • Microsoft 365 Office-Desktopanwendungen
    • Planer
    • SharePoint Online (für Teams)
    • Stream
    • Sway
    • Teams
    • ToDo
    • Whiteboard

    Nutzung von Microsoft 365 Anwendungen ohne Onlinedienste und ohne Microsoft Teams

    Sofern Sie nur die Microsoft 365 Anwendungen nur an Ihrem Endgerät ohne weitere Dienste nutzen möchten, ist eine pseudonyme Kennung erforderlich, die über StudiSoft bestellt werden kann.

    Nutzung von Microsoft 365 Anwendungen mit Onlinediensten und Microsoft Teams

    • Freischaltung eines AzureAD-Kontos über StudiSoft
    • Anschlussbestellung der Lizenzen Onlinedienste und Microsoft Teams 

    Microsoft schließt die eigene vertragliche Haftung im weiten Umfang aus.

    Es gelten insbesondere zudem für die Kerndienste und Produkte

    Davon gelten abweichend für verbundene Dienste und Stores

    • Finanzdaten sind ausschließlich im Geltungsbereich der Bundesrepublik Deutschland zu speichern. Auch eine Freigabe zur Ablage von haushaltsrechtlich relevanten in der Cloud Unterlagen liegt nicht vor.
    • Die Onlinedienste sind von Rechts wegen nicht geeignet zur Verarbeitung von unverschlüsselten Daten mit Bezug zur Personalakte (etwa Bewerbungen, Zeugnisentwürfe, Krankmeldungen).
    • Die Software und Dienste sind von Rechts wegen ohne Zusatzvereinbarung mit Microsoft nicht geeignet zur Verarbeitung im Rahmen der Erfüllung der Aufgaben aus Vertrauensverhältnissen (insbesondere Personalrat, Betriebsarzt, Datenschutzbeauftragter, Psychologen).
    • Die Software und Dienste sind ausschließlich zu studentischen bzw. nicht ausgeschlossen dienstlichen Zwecken oder für studentische oder dienstliche Projekte einzusetzen unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und des Archivrechts.
    • Sicherungen und Archivierung der Daten muss eigenverantwortlich durch die Nutzenden erfolgen.
    • Der Einsatz zu privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Es werden ausschließlich persönliche nicht übertragbare Lizenzen bereitgestellt.
    • Soweit mit der Anwendung personenbezogene Daten Dritter verarbeiten werden, müssen die Vorschriften des Datenschutzes einhalten und die Erfüllung der Informationspflichten sicherstellt werden.
    • Allgemein gilt: Unveröffentlichte personenbezogene Daten von Personen, die nicht Microsoft 365 bzw. Office 365 nutzen (Fall 1), die nicht im Bezug zu aufgabenbezogener Kommunikation stehen (Fall 2) dürften ebenso wenig wie Daten, die besonderer Geheimhaltung und hohem Schutzbedarf unterliegen (Fall 3), unverschlüsselt in das Speicherangebot des Dienstes übergeben werden.
    • Beispiele für Fall 1 sind etwa Anwesenheitslisten oder Listen von Teilnehmenden einer Veranstaltung, für Fall 2 Mitteilungen von Kontaktinformationen oder Wissenswertem mit dienstlichem Bezug über fachlich zuständige oder Kontaktpersonen bei Dienstleistern und Kooperationspartnern, Kurs-/Veranstaltungsteilnehmer sowie für Fall 3 Krankmeldungen zu einen Seminar und Forschungsverträge mit Geheimhaltung.
    • Werden Daten verschlüsselt gespeichert, muss der Schlüssel den Passwortvorgaben der Einrichtung entsprechen oder gleichwertig sicher sein. Das genutzte Verschlüsselungsverfahren hat der technischen Richtlinie BSI TR-02102-1 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik zu entsprechen. Zur Umsetzung dieser Vorgaben werden Veracrypt oder Cryptomator empfohlen.
    • Microsoft stellt einige Funktionen seiner Dienste und Software als sogenannte „(Optionale) verbundene Erfahrungen bereit“. In diesem Fall ist sicherzustellen, dass diese Funktionen ausschließlich mit personenbezogenen Daten der Nutzenden eingesetzt werden und die erforderlichen urheberrechtlichen Nutzungsrechte für eine Weitergabe der Werke an Microsoft bestehen.

    Branding

    Das Rechenzentrum hat das Microsoft 365 Design für die Universität angepasst.

    Deaktivierte Dienste

    Verbundene Dienste können nur in engen Grenzen rechtskonform genutzt werden.

    Aus dem Grund sind grundsätzlich Gifs oder Dienste, die Inhalte analysieren, wie etwa die Übersetzung mir Bing oder Umwandlung von Sprache in Text deaktiviert.

    Gleiches gilt für Erweiterungen in Microsoft 365 Anwendungen.

    Ferner wurde die Übermittlung von Diagnosedaten an Microsoft im größtmöglichen Umfang deaktiviert.

    Eingeschränkte Funktionen

    Das Teilen von Dateien oder Ordnern insbesondere aus OneDrive for Business erfordert die Angabe der E-Mail-Adressen der Personen, die mit den Dateien arbeiten sollen. Wenn Sie einen Download-Link bereitstellen möchten, nutzen Sie bitte TeamDrive oder GigaMove.

    Windows 10 Store

    Einzelne vorab geprüfte Anwendungen sind auf Windows 10 Geräten über den Store und ebenso in Microsoft Teams installierbar.

    Versionsstand

    September 2020

     

    Alternativen

    Übersicht
    Lösung von Microsoft Alternatives Angebot der Universität
    Forms CaseTrain, Moodle, Typo3, EvaSys (ZV)
    OneDrive for Business Dropbox, Files, TeamDrive, WueTeams
    Office Online Dropbox Education, GWGD-Pad, WueTeams
    Stream Lecture
    Teams (Chat) Rocket.Chat, Zoom
    Teams (Video) DFN Conf, Jitsi, Zoom
    Teams (Zusammenarbeit) Zoom
    ToDo Citavi, UniNow
    Whiteboard Whiteboard in Zoom