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    Information Technology Centre

    IT-Maßnahmen in Bezug auf Corona - Aufruf zu "Fair Share" Verhalten

    03/27/2020

    Der CIO der Universität Würzburg zu den bisher ergriffenen Maßnahmen in der Corona-Krise aus IT-Sicht. (Now also available in English)

    Der CIO der JMU, Matthias Funken
    CIO der JMU, Matthias Funken (Foto: privat)

    Sehr geehrte Damen und Herren,

    aufgrund der aktuellen Situation möchte ich Sie hiermit über die begonnenen Maßnahmen zur Verbesserung der Möglichkeiten in Bezug auf die Forschung, Verwaltung und Lehre von außerhalb der Universität informieren. Da trotz der zahlreichen ergriffenen Maßnahmen viele (digitale) Ressourcen knapp sind, möchte ich Sie auch um die Einhaltung verschiedener „Fair Share Regeln“ bitten.

    BITTE LEITEN SIE DIESE INFORMATIONEN ENTSPRECHEND WEITER!

    Telefonische Erreichbarkeit: Sie können Ihr dienstliches Telefon auf eine Rufnummer außerhalb der Universität weiterleiten. Dieses geht über diesen Link. Zur Einrichtung benötigen Sie eine VPN-Verbindung (bitte trennen Sie immer Ihre VPN-Verbindung, wenn Sie diese nicht mehr benötigen). Die Anzahl der in die Universität eingehenden Telefonverbindungen ist begrenzt. Wir möchten Sie daher bitten, interne Gespräche über die angebotene Alternative „Microsoft Teams“ zu führen, um die Leitungen für eingehende Gespräche von extern freizuhalten. Alternativ schlagen wir, vor, dass Sie mit Gesprächspartnern, mit denen Sie häufiger telefonieren die Telefonnummern austauschen und sich direkt anrufen.

    Sitzungen und Teambesprechungen: Sie benötigen für keinen der hier genannten Video-oder Chat-Dienste (DFN Conferencing, Teams, Rocket Chat, Jitsi) VPN – bitte trennen Sie die VPN-Verbindung, wenn Videokonferenzen nutzen! Für Sitzungen und Teambesprechungen steht der Dienst des DFN (DFNConf) zur Verfügung. Dieser hat aufgrund der verstärkten Nutzung in der aktuellen Krise insbesondere zu Peak-Zeiten Lastprobleme, bitte versuchen Sie (sofern möglich) Besprechungen außerhalb der Spitzenzeiten anzusetzen.

    Als Alternative gibt es seit kurzer Zeit die Möglichkeit, Microsoft Teams zu nutzen. Eine Aktivierung ist über Studisoft (dort Produkte-Microsoft) möglich. Bitte beachten Sie die Informationen zur Datenverarbeitung. Mit Teams können Sie Telefonkonferenzen und Videokonferenzen abhalten, wir empfehlen, die Nutzung weiterer Funktionen (z.B. Chat) zu unterlassen und stattdessen auf die datenschutzrechtlich unbedenklichen vorhandenen Tools (z.B. Email, WueTeams etc.) zurückzugreifen. Eine dauerhafte Bereitstellung von Teams für die Zeit nach der Corona-Krise kann nicht zugesichert werden, dort gespeicherte Daten werden auch nicht gesichert. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir keinen Support für Teams anbieten können, Sie haben aber in WueCampus die Möglichkeit, mit anderen Benutzern Fragen zum Produkt und zur Verwendung zu diskutieren.

    Ab April werden wir zusätzliche Dienste im Rechenzentrum in Betrieb nehmen: Mit Rocket Chat können Sie datenschutzrechtlich unbedenklich chatten, mit Jitsi sind ebenfalls Videokonferenzen möglich. Wir führen diese Dienste auch ein, um einen (begrenzten) Fallback zu haben, sollten die öffentlich verfügbaren Systeme aufgrund der weltweiten Pandemie Stabilitätsprobleme bekommen. Auch für diese Systeme können wir aktuell keine dauerhafte Verfügbarkeit für die Zeit nach der Krise zusichern.

    Virtual Private Network (VPN): Die Anzahl der VPN-Verbindungen in die Universität ist begrenzt, reicht aber bei geöffneter Bibliothek, zugänglichen CIP-Pools und normalem Vorlesungsbetrieb in der Universität bei weitem aus. Ein Hochskalieren des Dienstes ist kurzfristig u.a. aufgrund von nicht lieferbarer Hardware nur in sehr eingeschränktem Umfang möglich und wird vermutlich in der ersten April-Woche erfolgen. Auch danach stellt VPN eine sehr knappe Ressource dar, daher bitten wir Sie um eine faire Nutzung: Bitte trennen Sie grundsätzlich Ihre VPN-Verbindung, wenn Sie diese nicht benötigen. Viele Dienste der Universität benötigen kein VPN, bitte versuchen Sie vor einem Verbindungsaufbau, ob der Dienst nicht auch ohne VPN-Verbindung erreichbar ist.

    • Netzlaufwerke erreichen Sie mit einem Browser über den Dienst Files.
    • Video-Konferenz-Dienste wie DFN, Zoom, Jitsi oder Microsoft Teams benötigen grundsätzlich keine VPN-Verbindung.
    • Viele Inhalte der Bibliothek sind auch ohne VPN erreichbar
    • Hier finden Sie eine Übersicht über die Dienste, für die Sie VPN benötigen

    Vorlesungsübertragung (live): Für die Übertragung von Vorlesungen werden wir ab der ersten April-Woche hinreichend viele Lizenzen der Software „Zoom“ zur Verfügung stellen. Auch für Zoom werden wir in WueCampus eine Diskussionsgruppe eintragen. Für die Verwendung von Zoom benötigen Sie ebenfalls kein VPN. Weitere Informationen finden Sie hier, eine Kurzanleitung finden Sie hier.

    Unterlagen, Screencasts, Videos, eLearning: Selbstverständlich steht Ihnen unsere eLearning-Plattform WueCampus zur Verfügung. WueCampus wurde mit zusätzlichen Hardware-Ressourcen ausgestattet, um den erwarteten Upload von Lehrmaterialien managen zu können. Allerdings bitten wir auch hier um Ihre Mitarbeit: Versuchen Sie, die in WueCampus hochgeladenen Dateien klein zu halten. Für die mediale Anreicherung von Inhalten schlagen wir z.B. die Verwendung von Audiospuren in Powerpoint vor, was zu wesentlich kleineren Dateien im Vergleich zu Videoaufzeichnungen von Vorlesungen führt. (Siehe hierzu auch die Webseite „Lehre Digital“.

    Zur Erstellung von Screencasts stehen zusätzliche Camtasia-Lizenzen im Webshop zur Verfügung. Zur Erstellung von Videos im Home Office braucht es nicht viel, ein paar Tipps finden Sie hier.

    In begrenztem Umfang haben wir auch für das kommende Semester wieder Slots für reguläre Vorlesungsaufzeichnungen zur Verfügung gestellt. In 13 fest definierten Hörsälen kann eine Aufzeichnung reserviert werden.

    Zusätzlich haben wir ab Anfang April einige Räume im zentralen Hörsaal- und Seminargebäude (Z6) für Sie mit „Aufnahmeequipment“ ausgestattet. Dort können Sie in Eigenregie Aufzeichnungen erstellen sowie Audiounterlegung von Powerpointfolien durchführen. Anleitungen für die Geräte sind vorhanden, außerdem gibt es bei Bedarf auch einen Online-Support . Mehr Informationen zu diesem Angebot finden Sie hier, eine Reservierung dieser Räume im Z6 ist hier möglich.

    Für die Bereitstellung von Aufzeichnungen, Videos und Screencasts steht Ihnen der Dienst „Lecture“ zur Verfügung. Aufgrund der erwarteten Menge von Videos werden wir gegen Ende April einen weiteren in WueCampus integrierten Video-Streaming-Server bereitstellen, der zusätzliche Kapazität für die Bereitstellung von Videos zur Verfügung stellt.

    Von einem Upload zu Youtube möchten wir aus datenschutzrechtlichen Gründen abraten, solange die hier aufgezeigten Alternativen performant zur Verfügung stehen. Die dort abgelegten Medien sind grundsätzlich immer weltweit frei verfügbar und können nicht für eine bestimmte Nutzergruppe eingeschränkt werden!

    Softwareangebot: Durch die aktuellen Maßnahmen zur Eindämmung des Coronavirus und die damit verbundene Schließung der Universität Würzburg, haben sich einige Erweiterungen des Softwareangebots auf Studisoft.de ergeben. Einzelheiten zur Erweiterung sind der Liste Softwareprodukte zu entnehmen.

    Auch wenn wir in den letzten Wochen viel unternommen haben, um die Universität für Forschung, Lehre und Verwaltung in den nächsten Wochen vorzubereiten, bleiben die technischen Ressourcen sehr begrenzt. Sie können einen wesentlichen Beitrag dazu leisten, dass der Betrieb vieler Prozesse für alle aufrecht erhalten werden kann. Dafür möchte ich mich schon jetzt bei Ihnen bedanken.

    Mit freundlichen Grüßen,

    Matthias Funken

    Alle Maßnahmen nochmals als Shortcuts:

    https://www.rz.uni-wuerzburg.de/aktuelles/mitteilungen/single/news/homeoffice-fuer-forschung-und-lehre-in-zeiten-von-corona/

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    ENGLISH VERSION:

    To whom it may concern,

    due to the current situation, I would like to inform you about the measures taken to improve the possibilities for research, administration and teaching from outside the university. As many (digital) resources are scarce despite the numerous measures taken, I would also like to ask you to observe various "fair share rules".

    Reachability by telephone: You can forward your business telephone to a number outside the university. This can be done via this link. You will need a VPN connection to set it up (please always disconnect your VPN connection when you no longer need it). The number of telephone connections coming into the university is limited. We would therefore ask you to make internal calls via the offered alternative "Microsoft Teams" to keep the lines free for incoming calls from outside. Alternatively, we suggest that you exchange telephone numbers with people you frequently call and call each other directly.

    Sessions and team meetings: You do not need VPN for any of the video or chat services mentioned here (DFN Conferencing, Teams, Rocket Chat, Jitsi) - please disconnect the VPN connection if you use video conferencing! For sessions and team meetings the service of DFN (DFNConf) is available. Due to the increased use in the current crisis, this service has load problems, especially at peak times. Please try to schedule meetings outside peak times (if possible).

    As an alternative, Microsoft Teams has recently been made available. Activation is possible via Studisoft (there products - Microsoft). Please note the information on data processing. With teams you can hold telephone conferences and video conferences. We recommend that you refrain from using other functions (e.g. chat) and instead use the existing tools (e.g. email, WueTeams etc.) which are not subject to data protection laws. A permanent provision of teams for the time after the Corona crisis cannot be guaranteed, nor will data stored there be backed up. Please understand that we cannot offer support for teams, but in WueCampus you have the opportunity to discuss questions about the product and its use with other users.

    Starting in April, we will start to offer additional services in the computer center: With Rocket Chat you can chat without any data protection concerns, Jitsi will provide on-site video conferencing. We are also introducing these services to have a (limited) fallback should the publicly available systems get stability problems due to the worldwide pandemic. Also for these systems we can currently not guarantee permanent availability for the time after the crisis.

    Virtual Private Network (VPN): The number of VPN connections to the university is limited, but would be by far sufficient with an open library, accessible CIP pools and normal lecture operations at the university. An upscaling of the service is only possible to a very limited extent in the short term due to non-available hardware, among other things, and will probably take place in the first week of April. Even after that, VPN is a very scarce resource, so we ask you to use it fairly: Please always disconnect your VPN connection if you do not need it. Many services of the university do not require VPN, please try before establishing a connection to the university to see if the service is not accessible without a VPN connection.

    • Network drives can be accessed with a browser via the service Files.
    • Video conferencing services such as DFN, Zoom, Jitsi or Microsoft Teams generally do not require a VPN connection.
    • Many contents of the library are also accessible without VPN
    • Here is an overview of the services for which you need VPN

    Lecture transmission (live): For the transmission of lectures we will provide sufficient licenses of the software "Zoom" from the first week of April on. For Zoom we will also add a discussion group to WueCampus. You will also not need a VPN to use Zoom. You can find more information here, a short manual can be found here.

    Documents, screencasts, videos, eLearning: Of course, our eLearning platform WueCampus is at your disposal. WueCampus has been equipped with additional hardware resources to manage the expected upload of teaching materials. However, we would like to ask for your cooperation: Try to keep the files uploaded to WueCampus small. For media enrichment of content we suggest, for example, the use of audio tracks in PowerPoint, which results in much smaller files compared to video recordings of lectures. (See also the website "Lehre Digital".

    Additional Camtasia licenses are available in the webshop for creating screencasts. It doesn't take much to create home office videos, a few tips can be found here.

    To a limited extent, we have again provided slots for regular lecture recordings for the coming semester. You can reserve a recording in 13 fixed lecture rooms. In addition, from the beginning of April, we have equipped some rooms in the central lecture hall and seminar building (Z6) with "recording equipment" for you, where you can obtain instructions and equipment as well as online support if required. More information can be found here, a reservation is possible here.

    The "Lecture" service is available for the provision of recordings, videos and screencasts. Due to the expected amount of videos, we will provide another video streaming server integrated into WueCampus towards the end of April, which will provide additional capacity for the provision of videos.

    For reasons of data protection, we would advise against uploading to YouTube as long as the alternatives shown here are available with high performance. The media stored there are basically always freely available worldwide and cannot be restricted for a certain user group!

    Software: The current measures to contain the corona virus and the associated closure of the University of Würzburg have resulted in some extensions to the software offering on Studisoft.de. Details on the expansion can be found in the list of software products.

    Even though we have done a lot in the last few weeks to prepare the university for research, teaching and administration in the coming weeks, the technical resources remain very limited. They can make a significant contribution to ensuring that the operation of many processes can be maintained for everyone. I would like to thank you in advance for this.

    Yours sincerely,
    Matthias Funken

     

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