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    Information Technology Centre

    Auftragsüberwachung

    Neben der Auftragsverfolgung informieren Mails über den aktuellen Zustand einer Bestellung. Da inzwischen besonders bei Hardware- und Stuhlbestellungen auf Grund diverser Anforderungen der Lauf einer Bestellungen durch immer mehr Instanzen läuft, sollen verschiedene Info-Mails den Besteller über den aktuellen Stand informieren.

     

    Softwarebestellungen

    Hier ist es eigentlich recht einfach. Sie bekommen eine einzige Mail bei der Bestellung, in der falls notwendig auch der benötigte Key enthalten ist. Die eventl. Rechnung kommt anschließend per Hauspost.

     

    Hardwarebestellung

    Hier ist der Fluss erheblich komplizierter und deshalb ist auch der Informationsbedarf viel höher. Eventl. werden auch einzelne Mails übersprungen, falls eine bestimmte Prüfung entfällt.

    Eingang Hardwarebestellung RZ-xxxxxx

    Diese Mail kommt nur bei Eingang und Bearbeitung einer Formularbestellung (auf Papier und nicht online über den Webshop.

    Betreff: HW Auftragseingang RZ-xxxxxx Status 0

    ---> STATUS Ihres Auftrages: Bestellung muss vor Budgetpruefung vom Rechenzentrum geprueft werden.

    Dies bedeutet, dass Sie Informationen in das Bemerkungsfeld geschrieben haben und der Auftrag erst von einem Mitarbeiter des Rechenzentrums überprüft und ggf. angepasst/korrigiert wird. Diese Mail entfällt, falls keine Bemerkung bei der Bestellung eingetragen wurde. Dies wird im Normalfall umgehend erledigt.

    HW Auftragseingang RZ-xxxxxx Status 1

    --> STATUS Ihres Auftrages: Ihr Auftrag wurde zur Budgetpruefung an die Zentralverwaltung weitergeleitet.

    Dies bedeutet, dass nun der Auftrag im SAP-System der Verwaltung auf ein ausreichendes Budget überprüft wird und anschließend der Rechnungsbetrag festgelegt wird. Falls das Budget nicht ausreichend ist, meldet sich ein Mitarbeiter der Haushaltsabteilung bei Ihnen bzgl. einer Änderung der Kontierung. Diese Budgetüberprüfung erfolgt am gleichen Tag.

    HW Auftragseingang RZ-xxxxxx Status 2

    --> STATUS Ihres Auftrages: Ihr Auftrag wurde an Firma xyz weitergeleitet.

    Dies bedeutet, das Budget war ausreichend und der Auftrag ist jetzt beim Lieferanten. Normalerweise wird diese Mail, falls es vorher keine Probleme gab, noch am Bestelltag verschickt. Jetzt beginnt die vom Lieferanten vereinbarte Lieferzeit.

    Auftragsbestaetigung RZ-xxxxxx

    Die Auftragsbestätigung ist bei uns eingegangen. Ebenso müssten Sie eine Kopie davon bekommen haben. Bitte überprüfen Sie hier nochmals, ob der Auftrag ihrer Bestellung entspricht.

    Abschluss RZ-xxxxxx

    Die Rechnung ist bei uns eingegangen, geprüft und angewiesen worden.

    Bürostuhlbestellung

     Eventl. werden auch einzelne Mails übersprungen, falls eine bestimmte Prüfung entfällt.

    Betreff: MB Auftragseingang MB-xxxxxx Status 0

    ---> STATUS Ihres Auftrages: Bestellung muss vor Budgetpruefung vom Einkauf geprueft werden.

    Dies bedeutet, dass Sie Informationen in das Bemerkungsfeld geschrieben haben und der Auftrag erst von einem Mitarbeiter des Rechenzentrums überprüft und ggf. angepasst/korrigiert wird. Diese Mail entfällt, falls keine Bemerkung bei der Bestellung eingetragen wurde. Dies wird im Normalfall umgehend erledigt.

    MB Auftragseingang MB-xxxxxx Status 1

    --> STATUS Ihres Auftrages: Ihr Auftrag wurde zur Budgetpruefung an die Zentralverwaltung weitergeleitet.

    Dies bedeutet, dass nun der Auftrag im SAP-System der Verwaltung auf ein ausreichendes Budget überprüft und anschließend der Rechnungsbetrag festgelegt wird. Falls das Budget nicht ausreichend ist, meldet sich ein Mitarbeiter der Haushaltsabteilung bei Ihnen bzgl. einer Änderung der Kontierung. Diese Budgetüberprüfung erfolgt am gleichen Tag.

    MB Auftragseingang MB-xxxxxx Status 2

    --> STATUS Ihres Auftrages: Ihr Auftrag wurde an Firma xyz weitergeleitet.

    Dies bedeutet, das Budget war ausreichend und der Auftrag ist jetzt beim Lieferanten. Normalerweise wird diese Mail, falls es vorher keine Probleme gab, noch am Bestelltag verschickt. Jetzt beginnt die vom Lieferanten vereinbarte Lieferzeit.

    Auftragsbestaetigung MB-xxxxxx

    Die Auftragsbestätigung ist bei uns eingegangen. Ebenso müssten Sie eine Kopie davon bekommen haben. Bitte überprüfen Sie hier nochmals, ob der Auftrag ihrer Bestellung entspricht.

    Abschluss MB-xxxxxx

    Die Rechnung ist bei uns eingegangen, geprüft worden und angewiesen.

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    Rechenzentrum
    Am Hubland
    97074 Würzburg

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