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    Information Technology Centre

    E-Mailadressen

    Zusammen mit Ihrem JMU-Account bekommen Sie eine persönliche dienstliche E-Mailadresse. Ihre E-Mailadresse und Alias Adressen können Sie im User-Portal einsehen. Darüberhinaus können über Funktionsaccounts Funktionsmailadressen beantragt werden.

    Informationen, wie Sie Ihre E-Mails abrufen können, finden Sie unter E-Mail.

    Richtlinien für persönlichen E-Mailadressen

    E-Mailadressen werden nach folgendem Schema eingerichtet:

    • Alle Mitarbeitenden:
      Vorname.Nachname@uni-wuerzburg.de
    • Alle Studierenden:
      Vorname.Nachname@stud-mail.uni-wuerzburg.de
    • Ausnahmen:
      • Bei langen Namen, insbesondere Doppelnamen und Namensergänzungen, wird bei Bedarf gekürzt
      • Bei Namensgleichheit mit einer schon bestehenden Adresse wird eine (möglichst geringfügige) Modifikation vorgenommen

    Richtlinien für Funktionsmailadressen

    Universitätsweite Funktionsmailadressen werden an zentrale Dienste und Funktionen vergeben, die für die gesamte Universität relevant sind. Sie haben einen einrichtungsübergreifenden Charakter und sind uniweit von Bedeutung.

    Ist die Funktion uniweit eindeutig, kann auf ein Präfix in der Mailadresse verzichtet werden z.B. wuestudy@uni-wuerzburg, wuecampus@uni-wuerzburg

    Standardformat:             <bezeichnung>@uni-wuerzburg.de      

    Universitätsweite Funktionsmailadressen können von allen Einrichtungen beantragt werden. Bei Unstimmigkeiten, ob eine beantragte Mailadresse von zentraler Bedeutung ist, ist eine Begründung seitens des Antragstellers notwendig, die dem CIO zur Entscheidung vorgelegt wird.

    Darüber hinaus werden in allen Einrichtungen weitere Funktionsmailadressen verwendet z.B. Lehrstuhladresse, Adressen für Sekretariate, Arbeitskreise, Projekte.

    Um diese zu unterscheiden und zu strukturieren, wird ihnen ein Präfix, gefolgt von einem Bindestrich vorangestellt. Das Präfix ist ein Kürzel, das die jeweilige organisatorische Einrichtung repräsentiert.

    Ausgehende von den bisherigen Maildomainen (die aufgelöst werden) und der Organisationsstruktur werden feste Präfixe für OEHs definiert. Das jeweilige Präfix ist automatisch für alle untergeordneten OEHs gültig, sofern es für eine OEH kein eigenes Präfix gibt. Aktuell werden Vorschläge vom RZ erarbeitet, die in Absprache mit den jeweiligen IT-Bereichsmanagern dann gültig sind.

    Standardformat:             <präfix>-<bezeichnung>@uni-wuerzburg.de

    Neue Präfixe können jeweils von den Einrichtungsleiter:innen mit Begründung und nach Rücksprache mit den IT-Bereichsmanagern und dem RZ beantragt werden. Sie müssen fest einer OEH inkl. untergeordneten OEHs zugeordnet werden. Mehrere oder geschachtelte Kürzel für OEHs sind nicht möglich.

    Neue Funktionsmailadressen

    Neue Funktionsmailadressen werden künftig nach dem Standardformat vergeben. Das Präfix wird automatisch über die OEH ermittelt, für den der Funktionsaccount beantragt wird.

    Bestehende Funktionsmailadressen

    • Hat die bestehende Mailadresse bisher eine Subdomaine, muss sie an das neue Standardformat angepasst werden. Die bisherige Mailadresse mit Subdomaine wird für diesen Funktionsaccount zusätzlich als Alias eingetragen, so dass Mails an die bisherige Mailadresse auch weiterhin zugestellt werden
    • Auch für Mailadressen, die bereits jetzt auf @uni-wuerzburg.de enden, wird die Anpassung an das neue Standardformat empfohlen.

    Wegfall von Subdomains in dienstlichen Email-Adressen (November 2022)

    An der Universität Würzburg werden teilweise noch vom Standardformat (Vorname.Nachname@uni-wuerzburg.de) abweichende Email-Adressen verwendet. Die Verwendung von Subdomains in Email-Adressen (Vorname.Name@<bereich>.uni-wuerzburg.de) erzeugt einen hohen administrativen Aufwand, z.B. in der automatisierten Pflege der Adressen über das Identity Management, in der Konfiguration von mailnahen Systemen (Load Balancer, VPN), der Zertifikatsverwaltung oder im IT-Support. Die Nutzung von Cloud Services (z.B. von Microsoft) ist funktional eingeschränkt, wenn die Email-Adresse nicht dem Standardformat entspricht.

    Nach eingehender Beratung im ITBG  wurde nicht zuletzt auch im Hinblick auf die Corporate Identity der Universität Würzburg im Oktober 2022 die Vereinheitlichung der Mail-Adressen auf das Standardformat für neue und vorhandene Email-Adressen beschlossen. Für Letztere werden die bisher genutzten Adressen als Alias erhalten bleiben. Im Einzelnen ergeben sich daraus folgende Konsequenzen:

    • Neue Email-Adressen werden seit dem 15.11. nur noch im Standardformat vergeben
    • Vorhandene Email-Adressen mit IMAP-Mailbox werden zusammen mit der Exchange-Migration auf das Standardformat umgestellt, bereits umgestellte Mailboxen bis Ende 2023
    • Bereits heute haben alle Mitglieder der Universität (mit Ausnahme von Studierenden) eine Alias-Adresse im Standardformat, unter der Emails empfangen werden können.
    • Mit Umstellung der Email-Adresse ist es i.A.  notwendig, diese in Outlook mit einem neuen Profil einzurichten. Auch muss evtl. auf dem Smartphone die neue Email-Adresse als Benutzername geändert werden, bei IMAP-Clients sollte die verwendete Absender-Email-Adresse entsprechend aktualisiert werden.
    • Wir empfehlen zeitnah die Änderung Ihrer Einstellungen in Systemen, an die Sie Emails versenden und die ggf. Emails von Ihnen im Standardformat (noch) nicht akzeptieren (z.B. Mailinglisten)
    • Über Outlook ist ab der Umstellung einer Mailbox ein Versand nur noch über die Standardadresse möglich, über SMTP ist weiterhin ein Versand von den alten Adressen möglich (nicht empfohlen und vom IT-Support nicht unterstützt)
    • Unberührt von dieser Umstellung ist die Verlängerbarkeit von Accounts für Mitarbeitende, welche die Universität verlassen haben
    • Zur Vermeidung einer Fehlzustellung von Emails werden Accounts, welche nicht verlängert wurden bei Namensgleichheit eines neuen Mitarbeitenden fünf Jahre lang nicht neu vergeben.
    • Bei häufigen Namen ist die Ergänzung der Email-Adresse mit einer fortlaufenden Zahl vor dem „@“ leider unvermeidlich (bspw. Vorname.Name2@uni-wuerzburg.de)
    • Nach der Umstellung ist nur noch die Hauptmailadresse im Standardformat zur Anmeldung an Microsoft 365 Diensten (z.B. Microsoft Teams) sowie Adobe CC verwendbar. Eine Anmeldung mit jmuaccount@uni-wuerzburg ist nicht mehr möglich.
    • Bei Funktionsaccounts wird die Bereichsbezeichnung der Email-Adresse mit einem Bindestrich vorangestellt. So wird z.B. aus sekretariat@bereich.uni-wuerzburg.de zukünftig die Email-Adresse bereich-sekretariat@uni-wuerzburg.de. Bitte teilen Sie uns ggf. entstehende Änderungswünsche (unter Berücksichtigung des Standardformats) für die Funktionsadressen mit.
    • Im Zuge der Umstellung werden wir auch die datenschutzrechtlich bedenkliche Weiterleitung für ehemalige Mitarbeitende von @uni-wuerzburg.de an externe Mail-Adressen (z.B. gmail, gmx etc.) einstellen. Stattdessen werden wir für Mailboxen mit einer aktiven Weiterleitung (z.B. an Vorname.Name@gmail.com) einen Autoreply einstellen der den Absender über die neue Email-Adresse (z.B. bei gmail) informiert – der Absender kann dann entscheiden, ob er die Email erneut an die private Email-Adresse senden möchte. Die von uns eingerichtete Autoreply-Funktion wird vom Nutzer anpassbar oder deaktivierbar sein.