Information zur Datenverarbeitung bei elektronischen Fernprüfungen
An der Universität Würzburg können elektronische Fernprüfungen abgelegt werden. Damit ist die auch eine Verarbeitung personenbezogener Daten verbunden.
Für Fernklausuren setzen wir auf das von uns entwickelte CaseTrain. Es kann auch für Übungsklausuren genutzt werden. Lösungen werden prüfungsbezogen auch mit weiteren lokalen Anwendungen erarbeitet und sind abhängig sind von der jeweiligen Prüfung manchmal auch über WueCampus abgegeben.
Die Videoaufsicht erfolgt mittels Zoom. Für prüfungsbezogene Kommunikation setzen wir zudem auf Rocket.Chat und E-Mail. Die Netzverbindung wird zusätzlich mittels VPN abgesichert.
Für mündliche und praktische Fernprüfungen setzen wir Zoom ein.
Sie können bei Fragen unserem Datenschutzbeauftragten auch eine E-Mail schreiben.
Julius-Maximilians-Universität Würzburg
(Körperschaft des öffentlichen Rechts)
Sanderring 2, 97070 Würzburg
Telefon +49/931-310
Telefax +49/931-31-82600
Datenschutzbeauftragter der Julius-Maximilians-Universität Würzburg
Sanderring 2, 97070 Würzburg
Telefon +49/931-310
datenschutz@uni-wuerzburg.de
Verarbeitungszwecke
Bezogen auf elektronische Fernprüfungen werden personenbezogene Daten wie folgt verarbeitet.
| Zweck | Kategrorien Personenbezogener Daten | Anwendungen | Löschfrist beim Verantwortlichen |
|---|---|---|---|
| Übermittlung der Prüfungsaufgabe | Prüfungsangaben | a) CaseTrain b) Groupwise und Horde c) WueCampus | a) Gemäß Prüfungsordnung b) Gemäß Prüfungsordnung c) Gemäß Prüfungsordnung |
| Bearbeitung der Prüfungsaufgabe | Prüfungsleistungen | a) CaseTrain b) Anwendungsprogramme | a) Gemäß Prüfungsordnung b) Es erfolgt keine dauerhafte Speicherung. |
| Übermittlung der Prüfungsleistung | Prüfungsleistungen | CaseTrain oder WueCampus | Gemäß Prüfungsordnung |
| Videoaufsicht bei Fernklausuren und Fernprüfungen | Bild und Ton der geprüften Studierenden | Zoom | Es erfolgt keine dauerhafte Speicherung. |
| Übungsklausuren | Übungsleistungen | CaseTrain | Übungsleistungen werden bis auf Widerruf gespeichert. |
| Authentifizierung | Lichtbildausweis | Prüfungsdokumentation | Es erfolgt keine dauerhafte Speicherung des Lichtbildausweises. |
| Kommunikation zur Prüfungsorganisation | Kommunikationsdaten | Rocket.Chat | Es erfolgt keine dauerhafte Speicherung der Kommunikation. |
| Absicherung der Netzverbindung | Bestands- und Verkehrsdaten | VPN - Cisco AnyConnect | Gemäß Betriebskonzept |
Archivrechtliche Vorschriften bleiben unberührt.
Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Art. 61 Abs. 10 Satz 1 BayHSchG und § 4 BayFEV. Für Übungsklausuren ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO.
Hinweis
Die Anwendungen werden auch für andere Anwendungszwecke eingesetzt, insbesondere zur Unterstützung der Lehre.
Im Allgemeinen erfolgt keine Offenlegung an Dritte. Bei der Wartung von Systemen werden wir jedoch durch Dienstleister unterstützt.
| Anwendung | Empfänger |
|---|---|
| CaseTrain | Entfällt |
| GroupWise | Micro Focus International plc und verbundene Unternehmern |
| Horde | Entfällt |
| Rocket.Chat | ssystems GmbH |
| VPN - Cisco AnyConnect | Cisco Systems, Inc. und dessen Tochtergesellschaften |
| WueCampus | Entfällt |
| Zoom | Zoom Video Communications, Inc. und verbundene Unternehmern sowie Unterauftragsverarbeiter |
Im Allgemeinen erfolgt kein internationaler Datentransfer. Jedoch können Systembenachrichtigungen unter Android und iOS, Wartungsfälle oder die Bereitstellung von Lizenzen einen internationalen Datentransfer erforderlich machen.
| Anwendung | Internationaler Datentransfer | Garantie und zusätzliche Maßnahmen |
|---|---|---|
| Cisco Systems, Inc. und dessen Tochtergesellschaften | Möglich | Binding Corporate Rules |
| Zoom Video Communications, Inc. und verbundene Unternehmern | Möglich | Standardvertragsklauseln und zusätzliche Maßnahmen |
| Unterauftragsverarbeiter von Zoom | Möglich | Standardvertragsklauseln und Binding Corporate Rules mit zusätzlichen Maßnahmen |
- CaseTrain
- Exchange
- GroupWise
- Horde
- Rocket.Chat
- VPN - Cisco AnyConnect
- WueCampus
- Zoom
Die Informationen zur Datenverarbeitung dieser Dienste werden zentral bereit gestellt.
Allgemeine Betroffenenrechte
Hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen als einer betroffenen Person die nachfolgend genannten Rechte gemäß Art. 15 ff. DSGVO zu:
- Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann (vgl. insbesondere Art. 10 BayDSG).
- Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).
- Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (Art. 18 DSGVO) verlangen. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe. Die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO).
- Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.
- Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde im Sinn des Art. 51 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für bayerische öffentliche Stellen ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München.
Wahlrecht bei Teilnahme an elektronischen Fernprüfungen
Neben den allgemeinen Betroffenenrechten steht Ihnen im Rahmen des § 8 Bayerische Fernprüfungserprobungsverordnung ein Wahlrecht zwischen einer elektronischen Fernprüfungen und einer termingleiche Präsenzprüfung zu.
