Abkündigung von WueTeams und Alternativen

Das Rechenzentrum sichert dabei die aktuelle Anwendung für den Übergangszeitraum bestmöglich ab. Wir haben Nutzungsszenarien und Anforderungen an zukünftige Systeme durch Befragung unterschiedlicher Anwendergruppen erfasst. Eine einzige Lösung wird es dabei nicht mehr geben. 

Mögliche Folgesysteme

Die Auswertung der Gespräche hat ergeben, dass in WueTeams zum Teil sehr unterschiedliche Einsatzszenarien abgebildet werden, zum Teil auch Usecases, für die es nur bedingt gut geeignet war. Es gibt kein einzelnes Nachfolgesystem, das alle diese Anwendungsszenarien abdecken kann. Für verschiedene Szenarien sind unterschiedliche Nachfolgesysteme geeignet, die in der folgenden Übersicht aufgeführt und charakterisiert werden. Bitte beachten Sie, dass hier keine vollständige System- / Feature-Beschreibung erfolgt, sondern lediglich ein erster Überblick gegeben werden soll:

WueDMS

WueDMS ist eine Lösung für Enterprise Content Management / Dokumentenmanagement. Herzstück der Anwendung ist das digitale Archiv, welches die revisionssichere und nachweisbare Aufbewahrung von Dokumenten ermöglicht. Die Lösung verfügt über Funktionen für digitale Akten, elektronische Workflows und das Dokumentenmanagement. Digitale Akten helfen bei der Strukturierung und gemeinsamen Verwaltung inhaltlich zusammengehörender Dokumente zu einem bestimmten Thema. Mit den elektronischen Workflows lassen sich dokumentenzentrische Prozesse wie Prüfungen und Kenntnisnahmen abbilden. Erweiterte Funktionen für das Dokumentenmanagement, wie Versionierung, Metadaten auf Dokumentenebene und leistungsfähige Such-Mechanismen unterstützen die Arbeit und die Verwaltung der Dokumente bestmöglich. Details siehe: Was ist WueDMS?

Eignung von WueDMS (+ geeignet für, - nicht geeignet für):

+ Gruppen mit großen Dokumentenbeständen, die komplexe Anforderungen an Aufbewahrung und Dokumentenverwaltung besitzen
+ Gruppen, die Inhalte langfristig und revisionssicher archivieren wollen
+ Gruppen, die mit elektronischen Workflows Dokumentenlenkungs- und Genehmigungsprozesse abbilden wollen

- Nutzerkreise, die eine einfache Lösung suchen und keine komplexen Anforderungen an Dokumentenverwaltung haben
- Gruppen, die Inhalte schnell und einfach mit anderen Anwendern auch außerhalb der JMU teilen wollen
- Nutzerkreise, die primär Anforderungen an Wikis und Wissensmanagement besitzen

Netzlaufwerk (Institutslaufwerk)

Das Netzlaufwerk ist ein klassischer Fileshare, der bei gemanagten Windows-PCs automatisch eingebunden wird. Auch unter Linux und macOS lässt sich das Netzlaufwerk manuell einbinden. Das Netzlaufwerk bietet alle Features, die man von der klassischen Arbeit unter dem Datei-Explorer kennt. Die Ablage der Inhalte erfolgt streng hierarchisch (Oberordner-Unterordner), das maßgebliche Ordnungskriterium ist der Dateiname und der Ablageort. Auf den Institutslaufwerken können Gruppen berechtigt werden, die Voraussetzung ist ein JMU-Account. Details siehe  Netzlaufwerk - Rechenzentrum

Eignung Netzlaufwerk (+ geeignet für, - nicht geeignet für):

+ Gruppen, die ein einfaches System für die Dateiablage brauchen, ohne hohe Anforderungen an das Dokumentenmanagement oder fortgeschrittene Funktionen zu haben
+ Gruppen, die einen günstigen, aber sicheren, einfach nutzbaren und robusten Speicher incl. Backup durch das RZ suchen
+ Gruppen, die Berechtigungen über User-Portal Gruppen verwalten möchten

- Gruppen, die fortgeschrittene Anforderungen an das Dokumentenmanagement haben und ein System für die revisionssichere Archivierung suchen
- Nutzerkreise, die Inhalte auch mit Personen außerhalb der JMU teilen wollen

BayernCollab

BayernCollab ist eine gemeinsame Kollaborations- und Wissensmanagement-Plattform für die bayerischen Hochschulen und Universitäten. Sie basiert aktuell auf der Software Atlassian Confluence und wird vom Leibniz-Rechenzentrum (LRZ) im Auftrag des Digitalverbunds Bayern betrieben.

Der Schwerpunkt der Lösung liegt auf Wiki-Seiten sowie Wissensmanagement. Die Lösung erlaubt Teams entsprechende Informationen einfach einzupflegen, bereitzustellen und zu teilen. Zudem bietet die Lösung auch Funktionen zur Kollaboration und der Projektdokumentation. Dokumente können auch verwaltet werden, aber hier liegt nicht der Schwerpunkt der Lösung. Dokumente sind eher als Anhang für die Wikis, Wissensmanagement und Projektmanagement zu verstehen. Details siehe BayernCollab - Rechenzentrum

Eignung BayernCollab (+ geeignet für, - nicht geeignet für):

+  Nutzerkreise, die Wikis oder Wissen in Form klassischer Webseiten (nicht öffentlich) mit Verlinkungen abbilden wollen
+ Gruppen, die in Projekten zusammenarbeiten und sich in diesem Kontext auch austauschen müssen
+ Nutzerkreise, die Inhalte auch mit Personen in der JMU oder mit Personen anderer bayrischer Hochschulen teilen wollen

- Gruppen, die vor allem Dokumente verwalten wollen, über eine hohe Anzahl von Dokumenten verfügen und / oder gehobene Anforderungen an die Dokumentenverwaltung haben

bwSyncandShare

bwSyncandShare ist ein cloudbasierter Speicher- und Kollaborationsdienst für Hochschulen und Forschungseinrichtungen, der vom Karlsruher Institut für Technologie (KIT) betrieben wird. Der Dienst basiert auf der Technologie von Nextcloud und ermöglicht es, Dateien sicher in der Cloud zu speichern, zwischen verschiedenen Endgeräten zu synchronisieren und einfach mit anderen Personen über Organisationsgrenzen hinweg zu teilen.

Der Dienst verfügt dabei über einige erweiterte Funktionen für die Dokumentenverwaltung, die revisionssichere Archivierung steht aber nicht im Fokus, Details siehe bwSync&Share - Rechenzentrum

Eignung bwSyncandShare (+ geeignet für, - nicht geeignet für):

+ Nutzergruppen, die Dokumente in der Cloud ablegen und einfach und schnell mit anderen Nutzern und / oder Gruppen selbstständig teilen wollen
+ Gruppen, die in der Cloud abgelegte Dokumente auf verschiedene Endgeräte synchronisieren wollen
+ Gruppen, die Office Dokumente gemeinsam im Browser bearbeiten wollen

- Nutzergruppen, die ein System für die Langzeitarchivierung suchen und hierbei gehobene Anforderungen an die Unterstützung des Dokumenten Management haben
- Nutzerkreise, die primär Anforderungen an Wikis und Wissensmanagement besitzen
- Nutzer, die mehr als 200 GB Speicherplatz benötigen

Exchange-Kalender

Der Exchange-Kalender kann über Ressourcenpostfächer zur Ressourcenplanung genutzt werden. So können beispielsweise Kalender für die Nutzung von Geräten, KFZs oder Räumen abgebildet werden.

Eignung Exchange Kalender (+ geeignet für, - nicht geeignet für):

+ Nutzergruppen, die gemeinsam Termine planen oder Ressourcen nutzen / buchen wollen, die eine Uni Mailbox haben

- Nutzerkreise, die auch Mitglieder außerhalb der JMU haben und die neben Termin- sowie Ressourcenplanung noch andere Anforderungen haben

Migration

Leider bietet WueTeams keine Migrationsfunktionen an. Für Dokumente kann ein Download angestoßen werden, dieser beinhaltet allerdings nur die finalen Versionen der Dokumente und keine Vorversionen. Ca. Ende Februar wird auch wieder die Web-Dav-Schnittstelle aktiviert, damit lassen sich Dokumente auch über eine Explorer-Integration aus dem System kopieren. Der Zugang wird aber auf ausgewählte Rechner beschränkt, genauere Informationen hierzu folgen.

Daten in Form von Wiki-Einträgen / Seiten lassen sich leider überhaupt nicht strukturiert exportieren. Workarounds wie Copy und Paste oder Drucken als PDF sind zwar wenig elegant, aber zumindest Arbeitsunterstützungen.

Die Aufgabe, Inhalte fristgerecht aus WueTeams zu exportieren und in eine Nachfolgelösung zu migrieren, obliegt den jeweiligen Einrichtungen.

Zeitplan

WueTeams wird zum Ende des zweiten Quartals 2027 abgeschaltet. Das System wird zwei Monate vor der geplanten Abschaltung (ca. Ende April) auf Read-Only gesetzt. Der exakte Tag wird noch bekanntgegeben. Wir bitten Sie schon jetzt nach Möglichkeit keine neuen Inhalte mehr einzustellen und sich Gedanken über die Migration und die Verwendung möglicher Folgesysteme zu machen.

Die Migration kann grundsätzlich sofort beginnen, als eigentlicher Migrationszeitraum ist Q1 und Q2 in 2027 angedacht.

Bei Rückfragen zu Ihrem Projekt können Sie die Mitarbeiter des Rechenzentrums gerne beraten. Melden Sie sich dazu  über folgende Kontaktadresse: rz-wueteams-projekt@uni-wuerzburg.de.