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    Rechenzentrum

    Informationen zu Verträgen der Hochschulen mit IT-Dienstleistern

    Auf dieser Seite werden die Rahmenverträge der Hochschulen dargestellt, insbesondere Verträge, die das LRZ hält.

    Ebenso werden Verträge mit Dienstleistern analysiert, die häufig von Hochschulen abgeschlossen werden.

    Allgemeines

    Einzelplatzsoftware

    Urheberrecht

    Für Einzelplatzlizenzen schafft das UrhG über § 69d Abs. 1 UrhG i.V.m Erwägungsgrund 19 der RICHTLINIE 2009/24/EG einen nicht abdingbaren Nutzungsrahmen.

    § 69d Abs. 1 UrhG

    Soweit keine besonderen vertraglichen Bestimmungen vorliegen, bedürfen die in § 69c Nr. 1 und 2 genannten Handlungen nicht der Zustimmung des Rechtsinhabers, wenn sie für eine bestimmungsgemäße Benutzung des Computerprogramms einschließlich der Fehlerberichtigung durch jeden zur Verwendung eines Vervielfältigungsstückes des Programms Berechtigten notwendig sind.

    Auszug aus § 69c Abs. Nr. und 2 UrhG

    1.    die dauerhafte oder vorübergehende Vervielfältigung, ganz oder teilweise, eines Computerprogramms mit jedem Mittel und in jeder Form. Soweit das Laden, Anzeigen, Ablaufen, Übertragen oder Speichern des Computerprogramms eine Vervielfältigung erfordert, bedürfen diese Handlungen der Zustimmung des Rechtsinhabers;

    2.     die Übersetzung, die Bearbeitung, das Arrangement und andere Umarbeitungen eines Computerprogramms sowie die Vervielfältigung der erzielten Ergebnisse.

    Erwägungsgrund 19 der RICHTLINIE 2009/24/EG

    Zu dem Ausschließlichkeitsrecht des Urhebers, die nicht erlaubte Vervielfältigung seines Werks zu untersagen, sollten im Fall eines Computerprogramms begrenzte Ausnahmen für die Vervielfältigung vorgesehen werden, die für die bestimmungsgemäße Verwendung des Programms durch den rechtmäßigen Erwerber technisch erforderlich sind. Dies bedeutet, dass das Laden und Ablaufen, sofern es für die Benutzung einer Kopie eines rechtmäßig erworbenen Computerprogramms erforderlich ist, sowie die Fehlerberichtigung nicht vertraglich untersagt werden dürfen.

    Soweit der Vertrag jedoch nicht EU-Recht unterliegt, könnten hier vertragliche Abweichungen denkbar sein, die das gesetzliche Nutzungsrecht aushölen.

    Lizenzinformationen

    Jedenfalls, wenn Sie keine Einzelplatzsoftware einsetzen, sollten sich Lizenzverantwortliche unbedingt mit den Lizenzbedingungen vertraut machen.

    Üblicherweise finden sich diese Informationen auf den Seiten der Hersteller.

    Erhalt der Lizenzinformationen

    Das deutsche Vertragsrecht gibt im elektronischen Geschäftsverkehr nach § 312i BGB, auch wenn der Vertrag ohne Beteilung von Verbrauchern abgeschlossen wird, einen Anspruch darauf sich bei Vertragsschluss die Vertragsbestimmungen einschließlich der Allgemeinen Geschäftsbedingungenabzurufen und in wiedergabefähiger Form zu speichern.

    Wird diese Möglichkeit nicht gewährt, könnte im Einzelfall sogar ein Vertrag über die Geltendmachung von Schadensersatz rückabgewickelt werden.

    OpenSource

    Soweit freie Software ausschließlich für interne Zwecke eingesetzt wird, birgt dies jedenfalls in der Praxis keine großen Risiken.


    Adobe

    Vorschlag Nutzungsbestimmung und Bestellinformationen

    Bestimmungen und Informationen des Herstellers

    Das Angebot von Adobe unterliegt Bestimmungen aus dem Rahmenvertrag Adobe Enterprise Term License Agreement (ggf. Link oder Informationsseite anbieten).

    Einzelne Dienste könnten zudem der Datenschutzrichtlinie von Adobe unterliegen.

    Ergänzende Regelungen aus dem Kooperationsvertrag für WebShop4All gemäß § 7 Abs 10 Benutzungsordnung für Informationsverarbeitungssysteme der Universität Würzburg

    Die Software ist ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche (ggf. nicht kommerzielle) Projekte einzusetzen. Der Einsatz zu privaten Zwecken ist bei einem Bezug über den WebShop nicht vorgesehen. Die Bestimmungen des Herstellers sind von Bestellenden an die Nutzenden der Software weiterzugeben.

    Soweit Sie mit der Anwendung personenbezogene Daten Dritter verarbeiten, müssen Sie und die Nutzenden der Software die Vorschriften des Datenschutzes einhalten und die Erfüllung der Informationspflichten sicherstellen.

    Beachten Sie, dass dieses Produkt nicht dafür vorgesehen ist, interne oder vertrauliche Informationen der Hochschule zu erstellen oder zu bearbeiten. Sie und die Nutzenden sind dafür verantwortlich das Dienst- und Amtsgeheimnis zu wahren und die Vorgaben Ihrer Einrichtung zur Informationssicherheit zu beachten.

    Information zur Datenverarbeitung für den Bezug und die Bereitstellung

    Ich nehme zur Kenntnis, dass

    mein Vorname, Nachname, meine E-Mail-Adresse der Hochschule, Angehörigkeit und Mitgliedstatus zur Hochschule,

    zum Bezug und Nutzung der Software Adobe und seinen cloudbasierten Servicefunktionen als Hilfsmittel für die Lehre und Forschung durch die Verantwortliche verarbeitet werden. Grundlage der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG i.V.m. Art. 2 Abs. 1 S. 6 BayHSchG.Zur Bereitstellung der Nutzerkennungen unterstützt uns die Universität Würzburg.

    Lizenzgeber und Auftragsverarbeiter für die Cloudservices ist Adobe Systems Software Ireland Limited. Für die Unterauftragsverarbeiter ist das rechtlich angemessene Datenschutzniveau durch die Standardvertragsklauseln gemäß Beschluss 2010/87 der EU-Kommission garantiert.

    Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.

    Die ergänzende Datenschutzinformationen (Kontaktinformationen der Verantwortlichen, Betroffenenrechte, Speicherdauer und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten) finden Sie unter dem Reiter „Hilfe“ unter „Kontakt und Support“.

    Datenschutzinformationen

    Verantwortliche Stelle

    ...

    Behördlicher Datenschutzbeauftragter

    ...

    Zwecke der Datenverarbeitung

    Bezug und Nutzung der Adobe Creative Cloud als Hilfsmittel für die Lehre und Forschung

    Rechtsgrundlage

    Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG i.V.m. Art. 2 Abs. 1 S. 6 BayHSchG

    Datenumgang

    Verantwortliche Hochschule

    Verarbeitungsmatrix
     BetroffeneAnlassVerarbeitungsort

    Prüffristen zur Löschung

    E-Mail-Adressen

    Administratoren, NutzendeAufgabenerfüllungEigener Wirkungskreis

    Vertragsdauer

    Account-Attribute wie Vorname, Nachname, Organisationszugehörigkeit

    Administratoren, NutzendeAufgabenerfüllungEigener Wirkungskreis

    Vertragsdauer

    Dokumente

    Administratoren, Nutzende, Betroffene in DokumentenAufgabenerfüllungEigener Wirkungskreis

    Wegfall Erforderlichkeit

    Nutzungsdaten

    Administratoren, NutzendeStatistikEigener Wirkungskreis

    Keine, da Anonym

    Inhaltsdaten von Kommunikation

    Nutzende, Betroffene in DokumentenAufgabenerfüllungEigener Wirkungskreis

    Wegfall Erforderlichkeit

    Universität Würzburg als Empfänger und Verantwortlicher

    Verarbeitungsmatrix
     BetroffeneAnlassVerarbeitungsort

    Prüffristen zur Löschung

    E-Mail-Adressen

    Administratoren, NutzendeAuftragsverarbeitungDeutschland

    Nach Weisung

    Vorname, Nachname, Organisationszugehörigkeit

    Administratoren, NutzendeAuftragsverarbeitungDeutschland

    Nach Weisung

    Login StudiSoft/WebShop

    BestellendeBerechtigungsnachweisDeutschland

    Nach Weisung

     

    Darüberhinaus verarbeitet die Universität Würzburg Daten in eigener Verantwortung, soweit diese zur Vertragserfüllung erfoderlich sind, etwa Supportanfragen und Verkehrsdaten zum Schutz der eigenen IT-Systeme. Diese Informationen stellt Ihnen die Universität Würzburg separat bereit.

    Adobe Systems Software Ireland Limited als Empfänger und Verantwortlicher

    Verarbeitungsmatrix
     BetroffeneAnlassVerarbeitungsortPrüffristen zur Löschung

    E-Mail-Adressen

    Administratoren, NutzendeAuftragsverarbeitungVereinigte Staaten von Amerika

    Nach Weisung

    Account-Attribute wie Vorname, Nachname, Organisationszugehörigkeit

    Administratoren, NutzendeAuftragsverarbeitungVereinigte Staaten von Amerika

    Nach Weisung

    Dokumente

    Administratoren, Nutzende, Betroffene in DokumentenAuftragsverarbeitungDeutschland / Vereinigte Staaten von Amerika

    Nach Weisung

    Nutzungsdaten

    Administratoren, NutzendeAuftragsverarbeitungVereinigte Staaten von Amerika

    Nach Weisung

    Inhaltsdaten von Kommunikation

    Nutzende, Betroffene in DokumentenAuftragsverarbeitung

    Deutschland / Vereinigte Staaten von Amerika

    Nach Weisung

     

    Rechtlich ist das angemessene Datenschutzniveau für den internationalen Datentransfer und Verarbeitung durch die Unterauftragsverarbeiter durch die Standardvertragsklauseln gemäß Beschluss 2010/87 der EU-Kommission garantiert.

    Darüberhinaus verarbeitet Adobe Systems Software Ireland Limited in eigener Verantwortung, etwa zur

    • Verwendung von Adobe-Anwendungen,
    • Analyse von Inhalts durch maschinelles Lernen,
    • Interessenbasierte Werbung von Adobe,
    • Bereitstellung der Adobe-Websites,
    • Verwendung von Adobe Experience Cloud.

    Es werden ausführliche Informationen zur Datenverarbeitung  und zu Einstellmöglichkeiten  bereit gestellt.

    Betroffenrechte

    Hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen als einer betroffenen Person die nachfolgend genannten Rechte gemäß Art. 15 ff. DSGVO zu:

    • Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann (vgl. insbesondere Art. 10 BayDSG).
    • Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).
    • Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (Art. 18 DSGVO) verlangen. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe. Die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO).
    • Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
    • Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde im Sinn des Art. 51 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für bayerische öffentliche Stellen ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München.

    Über Ihr Widerrufsrecht und Ihr Widerspruchsrecht informieren wir Sie gesondert.

    Widerspruchsrecht

    Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.

    Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeit

    Allgemeine Angaben

    Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

    Adobe Creative Cloud in Lehre und Forschung

    Kurzbeschreibung der Verarbeitungstätigkeit

    Bietet Onlinespeicher und Ermöglicht Dokumentenfreigabe und geräteunabhängige Nutzung
    https://acrobat.adobe.com/de/de/acrobat/features.html?promoid=DRCF19VB&mv=other#share_sign

    Verantwortlicher

    ...

    Berhördlicher Datenschutzbeauftragter

    ...

    Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

    Zwecke

    Bezug und Nutzung der Adobe Creative Cloud als Hilfsmittel für die Lehre und Forschung

    Rechtsgrundlagen

    Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG i.V.m. Art. 2 Abs. 1 S. 6 BayHSchG

    Kategorien der personenbezogenen Daten

    NummerBezeichnung der Daten
    1

    E-Mail-Adressen

    2

    Account-Attribute wie Vorname, Nachname, Organisationszugehörigkeit

    3

    Dokumente

    4

    Nutzungsdaten

    5

    Inhaltsdaten von Kommunikation

    Kategorien der betroffenen Personen

    Nummer nach Datenkategorien

    Bezeichnung der Daten

    1-4

    Administratoren

    1-5

    Nutzende

    3,5

    Betroffene in Dokumenten

    Kategorien der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, einschließlich Empfänger in Drittländern oder internationalen Organisationen

    Nummer nach Datenkategorien

    Empfänger

    Anlass der Offenlegung

    1-5Adobe Systems Software Ireland Limited

    Auftragsverarbeitung

    1-2Universität Würzburg

    Auftragsverarbeitung und Hochschulkooperation

    Übermittlungen von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation

    Nummer nach Datenkategorien

    Drittland oder internationale Organisation

    Geeignete Garantien im Falle einer Übermittlung nach Art. 49 Abs. 1 Unterabsatz 2 DSGVO

    1-5Vereinigte Staaten von Amerika

    Standardvertragsklauseln gemäß Beschluss 2010/87 der EU-Kommission

     

    Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien

    Nummer nach Datenkategorien

    Löschungsfrist

    1,2Nach Vertragsbeendigung
    3,5Nach Wegfall der Erforderlichkeit
    4Keine, da anonym

    Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Artikel 32 Absatz 1 DSGVO, ggf. einschließlich der Maßnahmen nach Art. 8 Abs. 2 Satz 2 BayDSG

    Bitte individualisieren!

    • Reduzierte Informationen in die Accounts
    • Datensparsamkeit durch die erforderliche Account-Einrichtung durch die Nutzenden selbst
    • Aktivierung eines eigenen Schlüssels im Rahmen des Verschlüsselungskonzeptes
    • Festlegung spezieller Nutzungsregelungen
    • Weiteres Gemäß Anlage der Auftragsverarbeitung mit Adobe und Universität Würzburg

    Datenschutz-Folgenabschätzung

    Es besteht kein hohes Risiko, jedenfalls durch die ergriffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen.

    Stellungnahme des behördlichen Datenschutzbeauftragten

    ...

    AWS (Amazon)

    Citavi

    Dropbox

    Esri

    Google

    Microsoft

    TurnitIn

    Veeam


    StudiSoft

    WebShop4All

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    Kontakt

    Rechenzentrum
    Am Hubland
    97074 Würzburg

    Tel.: +49 931 31-85076
    Fax: +49 931 31-87070
    E-Mail

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    Hubland Süd, Geb. Z8
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