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    Rechenzentrum

    Dropbox Education

    Allgemein

    Dropbox ist ein sicherer Datenspeicher sowie ein smarter Workspace für zeit- und ortsunabhängige Teamzusammenarbeit, der alternativ zu Teamdrive genutzt werden kann, falls Teamdrive die notwendigen Anforderungen nicht ausreichend erfüllt.

    Da für dienstliche Daten die Verantwortung bei der Universität liegt und die dafür erforderliche Kontrolle nur mit der Business-Lösung (Dropbox Education) von Dropbox möglich ist, hat die Universität einen Business-Vertrag mit Dropbox abgeschlossen.

    Verwenden Sie daher für dienstliche Zwecke keinesfalls ein persönliches Dropbox-Konto sondern ausschließlich Dropbox Education  - der Zugang kann über den WebShop bestellt werden.

    Berechtigte Nutzergruppen

    Seit Ende 2018 bieten wir diesen Dienst Mitgliedern der Universität zur dienstlichen Nutzung an.

    Bestellung

    Der Dienst kann über den WebShop bestellt werden.

    Installation

    Dropbox kann auf vielfältige Art und Weise genutzt werden.

    Weitere Informationen

    Dropbox bietet ein umfassendes Hilfecenter und es gibt eine aktive englischsprachige Community.

    Externe Kooperationspartner

    Sie können Dritten Dateien und Ordner per Link freigeben. Diesen Link können Sie mit einen Passwort schützen und mit einem Ablaufdatum versehen.

    Ausführliche Erklärung zur Freigabe

    Eine Bearbeitung der freigegebenen Dateien und Ordner ist jedoch nicht möglich. Ein Bearbeiten kann jedoch für Dokumenten ermöglicht werden, sofern dazu mit Dropbox Paper eingeladen oder freigegeben wird.

    Vorgaben zur Nutzung

    Bestimmungen des Herstellers

    Das Angebot von Dropbox unterliegt der Dropbox Business-Vereinbarung und der Datenschutzvereinbarung.

    Ergänzende Regelungen gemäß § 7 Abs 10 Benutzungsordnung für Informationsverarbeitungssysteme der Universität Würzburg

    Der Service ist ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte einzusetzen unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und des Archivrechts. Der Einsatz zu privaten Zwecken ist bei einem Bezug über den WebShop nicht vorgesehen. Die Bestimmungen des Herstellers sind von Bestellenden an die Nutzenden der Software weiterzugeben.

    Soweit Sie mit der Anwendung personenbezogene Daten Dritter verarbeiten, müssen Sie die Vorschriften des Datenschutzes einhalten und die Erfüllung der Informationspflichten sicherstellen.

    Die Speicherung eigener Inhalte, Wissenssammlungen oder im Austausch über Dropbox erhaltener Inhalte sind primärer Einsatzzweck.

    Allgemein gilt: Personenbezogene Daten von Personen die nicht Dropbox nutzen (Fall 1), dürften ebenso wenig wie Daten, die besonderer Geheimhaltung (Fall 2) unterliegen, unverschlüsselt in das Speicherangebot des Dienstes übergeben werden.

    Beispiele für Fall 1 sind etwa Anwesenheitslisten oder Listen von Teilnehmenden einer Veranstaltung, für Fall 2 Krankmeldungen und Forschungsverträge mit Geheimhaltung.

    Werden Daten verschlüsselt gespeichert, muss der Schlüssel den Passwortvorvorgaben der Benutzungsordnung für Informationsverarbeitungssysteme der Universität Würzburg entsprechen oder gleichwertig sicher sein. Das genutzte Verschlüsselungsverfahren hat der technischen Richtlinie BSI TR-02102-1 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik zu entsprechen.

    Informationen zur Datenverarbeitung

    Soweit die Verarbeitung durch das Rechenzentrum erfolgt, stellen wir diese bei der Bestellung im WebShop bereit.

    Support

    Frist-Level-Support bietet unser IT-Support. Wenn wir nicht weiterhelfen können greifen wir auf den Support von Dropbox zurück.

    Barrierefreiheit

    Derzeit gibt es nur eine Absichtserklärung (auf Englisch) von Dropbox.

    Häufige Fragen

    Warum kann für den dienstlichen Einsatz nicht das kostenlose persönliche Dropbox-Konto eingesetzt werden?

    Für dienstliche Daten liegt die Verantwortung bei der Universität. Diese muss zahlreiche Vorschriften etwa aus Archivrecht, Datenschutzrecht, Haushaltsrecht und Steuerrecht beachten. Die dafür erforderliche Kontrolle ist nur mit der Business-Lösung von Dropbox möglich. Zudem besteht bei einem persönlichen Dropbox-Konto nur der Vertrag zwischen Ihnen und Dropbox, den Business-Vertrag hat die Universität abgeschlossen.

    Wie kann ich Dropbox noch sicherer nutzen?

    Wir empfehlen die Aktivierung der zweistufigen Überprüfung beim Login und eine regelmäßige Prüfung Ihrer Kontoaktivität.

    Weitere Tipps zur Sicherheit

    Darüber hinaus können Sie etwa mit Cryptomator oder Veracrypt besonders schützenswerte Daten zusätzlich vor unbefugten Zugriff sichern.

    Ist Dropbox als Dienst sicher?

    Dropbox hat umfassende Sicherheitszertifizierungen. 100%-Sicherheit gibt es jedoch nicht.

    Die Daten liegen im ruhenden Zustand in Frankfurt und Dropbox hat ein Testat gemäß BSI C5, welches sogar Bundesbehörden die Nutzung in geeigneten Fällen erlauben würde.

    Dürfen personenbezogene Daten überhaupt durch Dropbox, einem US-Konzern, verarbeitet werden?

    Ja, solange Dropbox rechtlich geeignete Garantien anbietet. Dropbox verarbeitet die Dateien und Ordner als Auftragsverarbeiter ausschließlich weisungsgebunden für die Bereitstellung des Dienstes einschließlich Weiterentwicklung und Support. Die Garantien sind zum einen Standardvertragsklauseln zum anderen die Selbstzertifizierung unter dem EU-US Privacy Shield Programm.

    Neuheiten

    Über Neuheiten informiert das Blog von Dropbox.