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Intern
    Rechenzentrum

    Mailinglisten mit Mailman

    • Das Rechenzentrum betreíbt zur Verwaltung von Mailinglisten einen Listserver mit der Software Mailman.
    • Öffentlich sichtbare UniWue-Listen werden auf der Seite Mailinglisten auf https://lists.uni-wuerzburg.de angezeigt.
    • Über den Mailing-Listserver können wir Ihnen drei Arten von Listen zur Verfügung stellen: dezentrale, zentrale und obligatorische Mailinglisten. Diese unterscheiden sich in der Art, wie neue Mitglieder eingetragen werden: in zentrale und obligatorische Listen werden Personen automatisiert vom Zentralen Verzeichnisdienst angemeldet, in dezentralen Listen erfolgt die Anmeldung manuell.
    • Antragsteller und Administratoren der Listen müssen Mitarbeiter der Universität sein.

    Übersicht

    Listentyp Anmeldung Abmeldung Beantragung
    Dezentrale Listen selbst, manuell möglich mailman@lists.uni-wuerzburg.de
    Zentrale Listen automatisiert möglich zvd@uni-wuerzburg.de
    Obligatorische Listen automatisiert nicht möglich zvd@uni-wuerzburg.de

    Dezentrale Listen

    Die Mitgliedschaft in diesen Listen am Mailing-Listen-Server ist freiwillig. Mitglieder tragen sich selbst ein und auch wieder aus. Das Rechenzentrum stellt hierfür die technische Infrastruktur zur Verfügung, eine Verbindung zum Zentralen Verzeichnisdienst besteht jedoch nicht. Ein Beispiel für eine solche Liste wäre z. B. "alle Dozenten in einem bestimmten Vorlesungsraum".

    Diese Listen müssen von einem Administrator zusammengestellt und gepflegt werden. Der Administrator muss auch dafür Sorge tragen, dass die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen berücksichtigt werden.

    Um eine dezentrale Liste einrichten zu lassen, wenden Sie sich bitte mit den folgenden Informationen an mailman@lists.uni-wuerzburg.de

    • Dienstliche E-Mail-Adresse des Administrators
    • Gewünschter Listenname
    • Kurze Beschreibung der Liste (ca. 100 Zeichen)

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    Zentrale Listen

    Zentrale Listen sind Listen, in die Universitäts-Angehörige aufgrund bestimmter Kriterien durch den Zentralen Verzeichnisdienst automatisiert eingetragen werden, der Einzelne hat jedoch das Recht, sich wieder auszutragen. Mitarbeiter, die nicht automatisiert durch den Zentralen Verzeichnisdienst eingetragen werden, können sich selbst eintragen. Eine Mitgliedschaft in solchen Listen ist freiwillig.

    An eine zentrale Liste darf nur der Administrator oder Moderator etwas schicken.

    Ein Anwendungsbeispiel hierfür ist die Liste „Informationen der UB an wissenschaftliche Mitarbeiter“.

    Es bedarf keiner separaten Datenschutzfreigabe solange die Mailinglisten zur internen Nutzung und zu dienstlichen Zwecken dienen. Ist der dienstliche Zweck nicht unmittelbar ersichtlich, entscheidet das IT-Lenkungsgremium, ob diese Liste eingerichtet wird.

    Kriterien, nach denen zentrale Listen aus dem Verzeichnisdienst erstellt werden können, sind z. B.

    • Alle Mitarbeiter einer Fakultät, eines Instituts, eines Lehrstuhls oder einer anderen Einrichtung
    • Alle Wissenschaftlichen Mitarbeiter (der ganzen Uni, eines bestimmten Bereichs, etc)
    • Alle Professoren (der ganzen Uni, eines bestimmten Bereichs, etc)
    • Alle Studierende eines Studiengangs

    Um eine zentrale Liste einrichten zu lassen, wenden Sie sich bitte mit den folgenden Informationen an zvd@uni-wuerzburg.de

    • Schriftliche Beschreibung der Aufgaben, zu deren Erfüllung diese Liste erforderlich ist. Hieraus muss der dienstliche Zweck der Liste ersichtlich werden.
    • Text für die Begrüßungsmail, die alle neuen Mitglieder der Liste erhalten.
    • E-Mail-Adresse des Administrators und E-Mail-Adresse/n des/der Postingberechtigten/n
    • Gewünschter Listenname

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    Obligatorische Listen

    Die Mitgliedschaft in einer obligatorischen Liste ist für den betreffenden Personenkreis zwingend. Es gibt für den Einzelnen keine Möglichkeit, sich ein- oder auszutragen. Diese Listen werden als moderierte Listen angelegt, d. h. nur der Listeninhaber darf an die Liste schreiben. Diese Listen können z. B. dem Management einer Fakultät oder eines Bereichs innerhalb der Universität dienen. Diese Listen werden ausschließlich für dienstliche Zwecke zur Verfügung gestellt.

    Die Kriterien, nach denen obligatorische Listen aus dem Verzeichnisdienst erstellt werden können, entsprechen denen der zentralen Listen.

    Um eine obligatorische Liste einrichten zu lassen, wenden Sie sich bitte mit den folgenden Informationen an zvd@uni-wuerzburg.de

    • Schriftliche Beschreibung der Aufgaben, zu deren Erfüllung diese Liste erforderlich ist. Hieraus muß sowohl der dienstliche Zweck der Liste ersichtlich werden als auch die rechtliche Grundlage dafür, daß die Personen zwingend die über diese Liste verschickten Informationen erhalten müssen (denn andernfalls genügt eine zentrale Liste).
    • Text für die Begrüßungsmail, die alle neuen Mitglieder der Liste erhalten
    • Dienstliche E-Mail-Adresse des Administrators und E-Mail-Adresse/n des/der Postingberechtigten/n
    • Gewünschter Listenname



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    Mailinglisten mit Mailman

    Das Rechenzentrum betreíbt zur Verwaltung von Mailinglisten einen Listserver mit der Software Mailman.  Mitarbeiter und Studierende der JMU können für dienstliche / studentische Zwecke Mailinglisten beantragen. 

    Bevor Sie eine Mailingliste beantragen

    Bevor Sie eine Mailingliste beantragen, überlegen Sie, welchen Listentyp (Newsletter oder Diskussionsforum) die Mailingliste haben soll und wie die Mitglieder verwaltet werden. Erläuterungen finden Sie hier:

    Listentyp: Newsletter oder Diskussionsforum?
    • Newsletter - nur ausgewählte Personen dürfen E-Mails an die Mailingliste schicken d.h. nur diese sind postingberechtigt. Wer posten darf, können Sie beim Beantragen der Liste festlegen. Änderungen sind später noch möglich.
    • Diskussionsforum - alle Listenmitglieder dürfen E-Mails an die Mailingliste schicken d.h. alle Mitglieder sind postingberechtigt.

    Der Administrator ist immer postingberechtigt.

    Mtigliederverwaltung

    Im weiteren Verlauf der Beantragung müssen Sie wählen, wie die Mitglieder in die Mailingliste eingetragen werden.

    • Die Listenmitglieder werden vom Administrator verwaltet - sobald die Liste eingerichtet ist, erhält der Administrator eine E-Mail mit Zugangsdaten zur Admin-Oberfläche, über die er die Mitglieder ein- und austragen kann.
    • Die Listenmitglieder werden automatisch eingetragen - alle Personen, die ein bestimmtes Kriterium erfüllen, werden automatisch in die Liste eingetragen. Sobald ein Mitglied das Kriterium nicht mehr erfüllt, wird es automatisch ausgetragen. Beispiele:
      - Alle Mitarbeiter einer Fakultät, eines Lehrstuhls oder einer anderen Einrichtung
      - Alle Wissenschaftlichen Mitarbeiter (der ganzen Uni, eines bestimmten Bereichs, etc.),
      - Alle Professoren (der ganzen Uni, eines bestimmten Bereichs, etc.),
      - Alle Studierende eines Studiengangs.

    Beantragen einer Mailingliste

    Um eine Liste zu beantragen, klicken sie je nach Listentyp auf die Box "Antrag Newsletter" oder "Antrag Diskussionsforum". Die Mitgliederverwaltung können Sie im weiteren Verlauf festlegen.

    Informationen zu Mailinglisten

    Beim Versenden von E-Mails über Mailinglisten sind diese Punkte zu beachten:

    E-Mailadresse
    E-Mails an die Mitglieder einer Liste schicken sie an <listenname>@lists.uni-wuerzburg.de.
    <listenname> ersetzen Sie durch den Namen Ihrer Liste.

    Anhänge
    Vermeiden Sie E-Mails mit Anhängen über die Mailingliste zu verschicken.
    Defaultmäßig werden Anhänge beim Versenden abgetrennt und separat im Archiv der Mailingliste gespeichert. In die E-Mail selbst wird zwar ein Link auf das Archiv eingefügt, das Archiv wiederum ist aber in der Regel nicht öffentlich. Mitglieder müssen sich erst mit E-Mailadresse und Passwort anmelden, um den Anhang lesen zu können.
    Wir empfehlen stattdessen, in die E-Mail einen Link auf eine WWW Homepage einzufügen, auf der die Anhänge verfügbar sind.

    E-Mailgröße
    Die E-Mailgröße ist beim Versenden standardmäßig auf 40 KB beschränkt. Wird der Wert überschritten, erhält der Administrator per E-Mail eine Moderationsanfrage und kann – trotz niedrigem Defaultwert - in jedem Fall die E-Mail zur Auslieferung freigeben.

    Informationen für Administratoren

    Sobald die Mailingliste eingerichtet ist, erhält der Administrator eine E-Mail mit dem Passwort und dem Link zur Admin-Oberfläche.
    Über die Admin-Oberfläche kann der Administrator die Mailingliste konfigurieren. Hier die wichtigsten Einstellungen:

    Weitere Administratoren eintragen
    • Anmelden an der Admin-Oberfläche
    • Konfigurationskategorie "Allgemeine Optionen"
    • Weitere Administratoren und Listenmoderatoren
    Moderationsanfragen bearbeiten

    Alle Beiträge und Anfragen auf Genehmigung werden per E-Mail dem Administrator zugestellt. Bitte lesen Sie die E-Mails aufmerksam, da der Grund für die Moderation angegeben wird z.B. neuer Aboantrag, zu große E-Mail oder E-Mail eines Nicht-Mitglieds wartet auf Bestätigung. Jede E-Mail enthält den Link auf die Admin-Oberfläche, um die Anfrage zu genehmigen oder abzulehnen.

    Alternativ über:

    • Anmelden an der Admin-Oberfläche
    • Andere administrative Tätigkeiten
    • Unbearbeitete Moderationsanträge bearbeiten
    Max. Grösse einer E-Mail ändern

    Die E-Mailgröße ist beim Versenden standardmäßig auf 40 KB beschränkt. Wird der Wert überschritten, erhält der Administrator per E-Mail eine Moderationsanfrage und kann – trotz niedrigem Defaultwert - in jedem Fall die E-Mail zur Auslieferung freigeben.
    Der Administrator kann den Wert über die Admin-Oberfläche erhöhen. Bitte erhöhen Sie den Wert maßvoll, v.a. wenn Ihre Liste viele uni-interne Mitglieder hat, um die Ressourcen zu schonen.

    • Anmelden an der Admin-Oberfläche
    • Konfigurationskategorie "Allgemeine Optionen"
    • nach unten scrollen bis zum Parameter "Maximale Grösse in Kilobyte (KB) eines Nachrichtentextes"
    Archiv

    Für jede Liste wird automatisch ein Archiv angelegt. Die archivierten Beiträge finden Sie unter

    • Anmelden an der Admin-Oberfläche
    • Andere administrative Tätigkeiten
    • Zum Archiv der Mailingliste gehen
    Mitglieder ein-/austragen

    Mitglieder über die Admin-Oberfläche müssen Sie nur ein-/austragen, wenn Sie die Option "Die Listenmitglieder werden vom Administrator verwaltet" beim Anlegen der Liste gewählt haben.

    Eintragen:

    • Anmelden an der Admin-Oberfläche
    • Konfigurationskategorie "Mitglieder-Verwaltung"
    • Eintragen/Abonnieren
    • Tragen Sie hier die E-Mailadressen neuer Mitglieder ein
    • Änderungen speichern

    Austragen:

    • Anmelden an der Admin-Oberfläche
    • Konfigurationskategorie "Mitglieder-Verwaltung"
    • Mitgliederliste
    • Aktivieren Sie die Option "Austragen" beim Mitglied, das sie austragen möchten
    • Änderungen speichern
    Begrüßungstext für neue Mitglieder editieren

    Ein individueller Begrüßungstext ist nur sinnvoll, wenn Sie die Option "Die Listenmitglieder werden vom Administrator verwaltet" beim Anlegen der Liste gewählt haben.

    • Anmelden an der Admin-Oberfläche
    • Andere administrative Tätigkeiten
    • Texte und öffentliche HTML-Seiten anpassen
    • Text-Datei der Willkommens-Mail
    • Passen Sie den Text an oder löschen ihn komplett und tragen Ihren individuellen
    Wie tragen sich Mitglieder selbst ein oder aus?

    Eintragen:
    über die Webseite lists.uni-wuerzburg.de/mailman/listinfo/<liste&gt; können Benutzer ein Abonnement beantragen. Der Administrator muss die Mitgliedschaft genehmigen. Dazu erhält er per E-Mail eine Moderationsanfrage.

    Austragen:

    über die Webseite lists.uni-wuerzburg.de/mailman/listinfo/<liste&gt; können Benutzer die Mitgliedschaft kündigen. Der Administrator muss die Kündigung nicht genehmigen.

    Hinweis zum Datenschutz

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    Kontakt

    Rechenzentrum
    Am Hubland
    97074 Würzburg

    Tel.: +49 931 31-85076
    Fax: +49 931 31-87070
    E-Mail

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