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Rechenzentrum

Anträge mit dezentraler Genehmigung durch EinrichtungsleiterIn

Anträge mit dezentraler Genehmigung durch den*die Einrichtungsleiter*in sind unter Anträge IT-Dienste aufgelistet. Diese Anträge können von den Benutzer*innnen regulär über die Antragsliste im User-Portal gestellt werden. Zur Genehmigung müssen die Anträge zunächst von dem*der Einrichtungsleiter*in genehmigt werden und anschließend zusätzlich vom Rechenzentrum bestätigt werden.

Besonders betont werden soll an dieser Stelle noch einmal der Antrag zur Accountverlängerung. Der*die Benutzer*in wird vor Ablauf seines JMU-Accounts wie bisher per E-Mail vom Benutzer-Service informiert. Neben dem Hinweis und Link ins User-Portal mit der Möglichkeit zur digitalen Beantragung gibt es in der Übergangszeit auch noch den Antrag zum Ausdrucken. Der Antrag wird immer dem*der Genehmiger*in/Leiter*in der Einrichtung vorgelegt, dem der JMU-Account zugeordnet ist.

Der*die Genehmiger*in wird per E-Mail vom User-Portal über eingereichte Anträge, die es zu bearbeiten gilt, informiert. Der Titel der E-Mail besitzt folgendes Format: "[User-Portal] Antrag #<ID> benötigt Genehmigung: '<Antragsname>' von <Antragsteller>".

Durch das Verfolgen des Links gelangt man direkt in den Genehmigungsdialog im User-Portal. Alternativ können zu bearbeitende Anträge über die Kachel "Genehmigungen" im Abschnitt "Anträge" abgerufen werden.

Bei der Bearbeitung eines Antrags im User-Portal stehen dem*der Genehmiger*in folgende vier Aktionen zur Verfügung:

  • Ablehnen: Der Antrag kann mit einem Kommentar versehen und abgewiesen werden.
  • Genehmigen: Der Antrag kann mit einem Kommentar versehen und akzeptiert werden.
  • Bitte um Veränderung: Der Antrag kann an den*die Antragsteller*in zurückgeschickt werden mit einer schriftlich formulierten Nachricht, wie der Antrag angepasst werden soll.
  • Ändern: Der Antrag kann direkt vom dem*der Genehmiger*in angepasst und genehmigt werden. Abhängig vom Antrag können einzelne oder alle Felder angepasst werden.

Der Verzeichnisdienst trägt auf Basis der Organisationsdaten aus SAP den*die Leiter*in der Einrichtung automatisch ein und setzt für diese*n neben der Rolle OEH-Leiter*in auch die Rolle OEH-Genehmiger*in. Initial ist in einer Einrichtung also nur der*die OEH-Leiter*in berechtigt, Anträge zu genehmigen.

Der*die OEH-Leiter*in kann über das User-Portal weitere OEH-Genehmiger*innen für seine*ihre Einrichtung berechtigen. Auch kann man sich selbst aus der Rolle löschen, wenn man diese delegiert hat. Das Rechenzentrum empfiehlt, mindestens 2 OEH-Genehmiger*innen zu berechtigen.

Um eine*n neue*n OEH-Genehmiger*in zu berechtigen, gehen Sie im User-Portal auf die Kachel "OEH" im Abschnitt "OEH". Im nächsten Dialog gehen Sie auf "Ansehen" hinter dem Namen Ihrer OEH. Sie gelangen auf die Ansicht Ihrer OEH, wählen danach den Button "Ändern" rechts oben um diese zu bearbeiten. Im Abschnitt "OEH-Genehmiger" werden Ihnen die aktuellen Genehmiger*innen angezeigt. Über das Feld "OEH-Genehmiger hinzufügen" können Sie nach dem*der neuen Genehmiger*in suchen und mittels "hinzufügen" hinzufügen. Nachdem Sie alle Änderungen durchgeführt haben, müssen Sie diese noch abspeichern, indem Sie am unteren Ende der Seite "Abschicken" klicken. Der Dialog funktioniert analog zum Dialog "Gruppen verwalten".