Warum ab 1. September einige Microsoft Apps nicht mehr zur Verfügung stehen

UPDATE (4.9.2025):

Aus aktuellem Anlass sind heute Mittag die Webschnittstelle zu "MS Planner" und "Forms" sowie die Teams-Apps dazu wieder aktiviert worden. Hierdurch haben alle Nutzer die Möglichkeit, Daten aus den Apps zu sichern. Diese Öffnung bedeutet jedoch nicht, dass die Dienste wieder uneingeschränkt und unbefristet weiterlaufen werden. Diese Entscheidung muss in den entsprechenden Gremien nach entsprechender Analyse und Diskussion getroffen werden. Über einen endgültigen Fahrplan werden wir über die RZ-Homepage, den Newsletter und die IT-Betreuenden informieren.

Ansonsten verweisen wir bis dahin auf die ursprünglichen Informationen unten...

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"Moderate Öffnung" bedeutet in erster Linie, dass sich die Universität einerseits nicht vor neuen technischen Entwicklungen verschließt, aber andererseits versucht, eine gewisse digitale Rest-Souveränität zu behalten und - wo möglich – auch auf Open Source-Produkte setzt.

Nichtsdestotrotz bietet die JMU eine begrenzte Auswahl an Diensten aus dem Microsoft365-Portfolio an, allerdings immer unter der Prämisse einer vom IT-Beratungsgremium der Universität beschlossenen möglichst hohen digitalen Souveränität und auch aus Überlegungen zum Datenschutz aktuell nur in einer eingeschränkten Form.

Uns ist bewusst, dass die Verfügbarkeit evtl. weiterer, auf unseren Webseiten nicht aufgelisteter Dienste oder Add-Ins in Microsoft Teams oder den Microsoft Office-Anwendungen ggf. nicht zentral unterbunden werden kann. Wir raten von deren Verwendung jedoch dringend ab, da datenschutzrechtliche Aspekte nicht geregelt sind und die Verfügbarkeit der Dienste zeitlich begrenzt sein kann. Für alle mit Microsoft 365 Diensten online gespeicherten Daten (z.B. in Teams oder OneDrive) besteht darüber hinaus kein lokales Backup.

Weitere Informationen zu MS365-Apps und deren Nutzung: https://www.rz.uni-wuerzburg.de/dienste/zusammenarbeit/microsoft-365/apps-und-dienste/

Zwei wichtige Punkte noch zur Beachtung:

Sollten Sie aktuell eine der folgenden Anwendungen nutzen, müssen Sie die Daten in diesen Apps bis zum 31.08.2025 sichern:

• Microsoft Clipchamp
• Microsoft Forms
• Microsoft Loop
• Microsoft Planner
• Microsoft Stream for Office 365 E3
• Power Apps for Office 365
• Power Automate for Office 365
• Power BI (Free)
• Power Virtual Agents for Office 365
• Sway
• Whiteboard

Und:

Sollten Sie die Verwendung alternativer Anwendungen (auch wenn sie Open Source sind) in Erwägung ziehen, ist trotzdem eine Freigabe durch den Datenschutzbeauftragten der Universität notwendig! Bitte wenden Sie sich im Falle eines Nutzungswunsches an den Beauftragten.

Beachten Sie auch die Frage nach dem Backup von wichtigen Daten bei externen Diensten, die eine Sicherung nicht explizit eingeschlossen haben.