Datenschutzerklärung, Information zur Datenverarbeitung und rechtliche Hinweise
Verantwortlicher
Julius-Maximilians-Universität Würzburg
(Körperschaft des öffentlichen Rechts)
Ihr Präsident oder ihre Präsidentin vertritt die Universität.
Sanderring 2, 97070 Würzburg
Telefon: + 49 931 31-0
Telefax: + 49 931 31-82600
Datenschutzbeauftragter der Julius-Maximilians-Universität Würzburg
Sanderring 2
97070 Würzburg
Telefon + 49 931 31-0
datenschutz@uni-wuerzburg.de
Anwendungsbereich
Der Geltungsbereich dieser Informationen ist auf die Nutzung von Zoom mit Accounts der Universität Würzburg und auf die Teilnahme an durch die Universität Würzburg organisierten Meetings und Webinaren beschränkt.
Betroffenenrechte
Allgemeines
Hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen als einer betroffenen Person die nachfolgend genannten Rechte gemäß Art. 15 ff. DSGVO zu:
- Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann (vgl. insbesondere Art. 10 BayDSG).
- Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).
- Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (Art. 18 DSGVO) verlangen. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe. Die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO).
- Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
- Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde im Sinn des Art. 51 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für bayerische öffentliche Stellen ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München.
Widerrufsrecht
Soweit die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft; das heißt, durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitungen nicht berührt.
Widerspruchsrecht
Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.
Weitere Hinweise
Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling im Rechtssinne findet nicht statt. Ohne Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie die Anwendung nicht nutzen.
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Zwecke
Bezug und Nutzung der Webinar-Lösung als Hilfsmittel für die Lehre, Forschung und Verwaltung einschließlich statischer Auswertung.
Dies umfasst die Nutzung der lizenzierten Produkte und Services, Bereitstellung von Updates, Gewährleistung der Informationssicherheit sowie technischen und kundenbezogenen-Support.
Rechtsgrundlagen
Für die Statistik
- Art. 6 Abs. 1 lit. e i.V.m. Art. 4 BayDSG
Für die Lehre
- Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m Art. 4 BayDSG (Art. 55 Abs. 2 BayHSchG)
Für die Beschäftigte und Bedienstete:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG (§ 106 Gewerbeordnung)
- Art. 6 Abs. 1 lit. c und e DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG (Art. 33 Abs. 5 GG)
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 3a Abs. 1 ArbStättV
Für Aufzeichnungen von Veranstaltungen
- Art. 6 Abs. 1 lit c DSGVO (bei gesetzlichen Dokumentationspflichten z.B. Prüfungen)
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Verträgen mit Aufzeichnungsverpflichtungen
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in den übrigen Fällen
Kategorien der personenbezogenen Daten
| Nummer | Bezeichnung der Daten |
|---|---|
| 1 | Benutzerprofil: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail, Passwort (wenn SSO nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional) |
| 2 | Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen |
| 3 | Meeting-Aufzeichnungen: Mp4 aller Video- und Audioaufnahmen und Präsentationen, M4A aller Audioaufnahmen, Textdatei aller in der Besprechung, Chats, Audio-Protokolldatei |
| 4 | IM-Chat-Protokolle |
| 5 | Telefonie-Nutzungsdaten (optional): Rufnummer des Anrufers, Rufnummer des Anrufers, Name des Landes, IP-Adresse, 911-Adresse (registriert Dienstadresse), Start- und Endzeit, Hostname, Host-E-Mail, MAC-Adresse des verwendeten Geräts |
| 6 | Rechnungs- und Beschaffungsdaten (Einsehbar nur in der Rolle Administrator) |
Kategorien der betroffenen Personen
| Nr. bei Kategorien | Bezeichnung der Daten |
|---|---|
| 1-5 | Nutzende |
| 3-4 | In der Kommunikation erwähnte weitere Personen |
| 6 | Beschaffer, Anforderer |
Kategorien der Empfänger
| Nr. bei Kategorien | Empfänger | Anlass der Offenlegung | Speicherort |
|---|---|---|---|
| 1-6 | Zoom Video Communications, Inc. | Auftragsverarbeitung | Vereinigte Staaten von Amerika und Unterauftragsverarbeiter |
| Unterauftragsverarbeiter | |||
| People.ai | Vertreib, CRM | Vereinigte Staaten von Amerika | |
| Sendgrid by Twilio | E-Mail-Benachrichtigungen | Vereinigte Staaten von Amerika | |
| Task US | Rechnungsstellung und technische Unterstützung | Philippinen | |
| KMC Solutions | Rechnungsstellung und technische Unterstützung | Philippinen | |
| Forethought | Automatisiertes Kundendienst-Antwort-Tool | Vereinigte Staaten von Amerika | |
| ADA Inc | Support Chatbot | Vereinigte Staaten von Amerika, Kanada | |
| Zendesk | Support | Vereinigte Staaten von Amerika | |
| Wootric | Kundenumfragen | Vereinigte Staaten von Amerika | |
| Totango | Onboarding, Kundenerfahrung | Vereinigte Staaten von Amerika | |
| Answerforce | Kundensupport | Vereinigte Staaten von Amerika | |
| Rocket Science Group, LLC | E-Mail-Benachrichtungen | Vereinigte Staaten von Amerika | |
| Five9 | Callcenter | Vereinigte Staaten von Amerika | |
| EPS Ventures | Rechnungsstellung und technische Unterstützung | Malaysia | |
| WKJ Consultancy | Rechnungsstellung und technische Unterstützung | Malaysia | |
| Salesforce | Kundenmanagement | Vereinigte Staaten von Amerika | |
| CyberSource | Bezahlung und Betrugsprävention | Vereinigte Staaten von Amerika | |
| Adyen | Bezahlung und Betrugsprävention | Europa | |
| Zuora | Abomanagement | Vereinigte Staaten von Amerika | |
| Oracle Inc. | Infrastruktur (IT) | Vereinigte Staaten von Amerika | |
| Microsoft Corp. | Infrastruktur (IT) | Vereinigte Staaten von Amerika | |
| Amazon Web Services | Infrastruktur (IT) | Vereinigte Staaten von Amerika, EU, Kanada, Australien | |
| Bandwidth | Infrastruktur (Telefonie) | Vereinigte Staaten von Amerika |
Übermittlungen von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation
| Nr. bei Kategorien | Drittland oder internationale Organisation | Geeignete Garantien im Falle einer Übermittlung nach Art. 49 Abs. 1 Unterabsatz 2 DSGVO |
|---|---|---|
| 1-6 | Vereinigte Staaten von Amerika, Kanada, Indien, Australien, Brasilien, Japan, Hong Kong | |
| 1-6 | Vereinigte Staaten von Amerika, Malaysia, Kanada, Australien, Philippinen | Ebenfalls Standarddatenschutzklauseln |
Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien
| Nr. bei Kategorien | Löschfrist |
|---|---|
| 1 | 30 Tage nach Löschen des Accounts bzw. Vertragsende |
| 2 | 30 Tage nach Löschbitte bzw. Vertragsende |
| 3 | 7 Tage nach Widerruf von Einwilligungen, die zur Veröffentlichung und Speicherung der Aufzeichnung erforderlich sind. Alternativ: Nach Wegfall Erforderlichkeit für Veröffentlichung und Speicherung der Aufzeichnung |
| 4 | Lokal gespeicherte Chat-Nachrichten werden gelöscht, wenn diese älter als 30 Tage sind. Die Speicherung in der Cloud wurde deaktiviert. |
| 5 | 30 Tage nach Löschbitte bzw. Vertragsende |
| 6 | Intern gemäß Haushalts- und Steuerrecht |
Das Archivrecht bleibt von den Löschfristen unberührt.
Bestimmungen und Verhaltensregeln bei Zoomaufzeichnungen
Es gelten folgende ergänzende Regelungen gemäß § 7 Abs. 10 Benutzungsordnung für Informationsverarbeitungssysteme der Universität Würzburg:
- Eine Aufzeichnung wird nur durchgeführt, wenn die jeweilige aufzunehmende Person ihr Einverständnis über Zoom Client abgegeben hat.
- Sie stimmt generell der Videoaufzeichnung zu und verpflichtet sich damit nach dem aktuellen Urheberrechtsgesetz zu handeln so wie das Auditorium durch den Zoom Client vor jeder Aufzeichnung in Kenntnis zu setzen, dass diese Veranstaltung aufgezeichnet wird. Nach der Fertigstellung der Aufzeichung ist das Video dem Rechenzentrum der Universität zu übermitteln.
- Dem Rechenzentrum und von diesem beauftragten Dienstleistern (derzeit Microsoft Ireland Operations Ltd.) wird gestattet, die Videos zur Verbesserung der Barrierefreiheit um Untertitel (Closed Captions) zu erweitern, einschließlich Übersetzungen der Untertitel in andere Sprachen.
- Die Videodaten und Untertitel werden über einen Videostreamingserver ausgegeben. Je nach Wunsch von lehrenden Personen wird das Videomaterial in einem Bereich in den jeweilig dazugehörigen WueCampus Kursen als Kursmaterial eingebunden.
- Personen werden auf Wunsch die aufgenommenen Videos und Untertitel zum Download angeboten.
- Auf dem Streamingserver werden die aufgezeichneten Videos maximal 2 Jahre vorgehalten. Anschließend werden diese vom Server gelöscht. Die Personen werden vor diesem Zeitpunkt über die Löschung in Kenntnis gesetzt.
Bei Fragen zur Vorlesungsaufzeichnung wenden Sie sich bitte an das Multimediadienste-Team: multimedia@uni-wuerzburg.de.
Urheberrechtshinweis
Bei den Ihnen im Rahmen der digitalen Lehre zur Verfügung gestellten Materialien und Beiträgen handelt es sich um urheber- und persönlichkeitsrechtlich geschützte Werke.
Bitte beachten Sie, dass Sie die Ihnen zur Verfügung gestellten Materialien, Inhalte und Beiträge ausschließlich für Ihre eigenen Studienzwecke verwenden dürfen. Eine Weitergabe an Dritte ist ausdrücklich nicht gestattet. Dies gilt insbesondere für Film- und Tonaufnahmen sowie auch für Lehrangebote oder Unterrichtseinheiten, die im Rahmen eines Live-Streams angeboten werden.
Die Nichtbeachtung von Urheber- und Persönlichkeitsrechten Dritter ist keine Bagatelle. In Ihrem eigenen Interesse bitten wir Sie, von unzulässigen Verwertungen (z.B. Reproduktionen oder Verkauf) und öffentlichen Wiedergaben (z.B. Teilen in Gruppen oder sozialen Netzwerken) abzusehen.
