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    Rechenzentrum

    Datenschutzerklärung, Information zur Datenverarbeitung und rechtliche Hinweise

    Verantwortlicher

    Julius-Maximilians-Universität Würzburg
    (Körperschaft des öffentlichen Rechts)

      Ihr Präsident oder ihre Präsidentin vertritt die Universität.

    Sanderring 2, 97070 Würzburg

    Telefon: + 49 931 31-0
    Telefax: + 49 931 31-82600

    Datenschutzbeauftragter der Julius-Maximilians-Universität Würzburg

    Sanderring 2
    97070 Würzburg
    Telefon + 49 931 31-0
    datenschutz@uni-wuerzburg.de

    Anwendungsbereich

    Der Geltungsbereich dieser Informationen ist auf die Nutzung von Zoom mit Accounts der Universität Würzburg und auf die Teilnahme an durch die Universität Würzburg organisierten Meetings und Webinaren beschränkt.

    Betroffenenrechte

    Allgemeines

    Hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen als einer betroffenen Person die nachfolgend genannten Rechte gemäß Art. 15 ff. DSGVO zu:

    • Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann (vgl. insbesondere Art. 10 BayDSG).
    • Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).
    • Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (Art. 18 DSGVO) verlangen. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe. Die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO).
    • Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
    • Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde im Sinn des Art. 51 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für bayerische öffentliche Stellen ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München.

    Widerrufsrecht

    Soweit die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft; das heißt, durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitungen nicht berührt.

    Widerspruchsrecht

    Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.

    Weitere Hinweise

    Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling im Rechtssinne findet nicht statt. Ohne Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie die Anwendung nicht nutzen.

    Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

    Zwecke

    Bezug und Nutzung der Webinar-Lösung als Hilfsmittel für die Lehre, Forschung und Verwaltung einschließlich statischer Auswertung.

    Dies umfasst die Nutzung der lizenzierten Produkte und Services, Bereitstellung von Updates, Gewährleistung der Informationssicherheit sowie technischen und kundenbezogenen-Support.

    Rechtsgrundlagen

    Für die Statistik

    • Art. 6 Abs. 1 lit. e i.V.m. Art. 4 BayDSG

    Für die Lehre

    • Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m Art. 4 BayDSG (Art. 55 Abs. 2 BayHSchG)

    Für die Beschäftigte und Bedienstete:

    • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG (§ 106 Gewerbeordnung)
    • Art. 6 Abs. 1 lit. c und e DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG (Art. 33 Abs. 5 GG)
    • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 3a Abs. 1 ArbStättV

    Für Aufzeichnungen von Veranstaltungen

    • Art. 6 Abs. 1 lit c DSGVO (bei gesetzlichen Dokumentationspflichten z.B. Prüfungen)
    • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Verträgen mit Aufzeichnungsverpflichtungen
    • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in den übrigen Fällen

    Kategorien der personenbezogenen Daten

    Nummer Bezeichnung der Daten
    1 Benutzerprofil: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail, Passwort (wenn SSO nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
    2 Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
    3 Meeting-Aufzeichnungen: Mp4 aller Video- und Audioaufnahmen und Präsentationen, M4A aller Audioaufnahmen, Textdatei aller in der Besprechung, Chats, Audio-Protokolldatei
    4 IM-Chat-Protokolle
    5 Telefonie-Nutzungsdaten (optional): Rufnummer des Anrufers, Rufnummer des Anrufers, Name des Landes, IP-Adresse, 911-Adresse (registriert Dienstadresse), Start- und Endzeit, Hostname, Host-E-Mail, MAC-Adresse des verwendeten Geräts
    6 Rechnungs- und Beschaffungsdaten (Einsehbar nur in der Rolle Administrator)

    Kategorien der betroffenen Personen

    Nr. bei
    Kategorien
    Bezeichnung der Daten
    1-5 Nutzende
    3-4 In der Kommunikation erwähnte weitere Personen
    6 Beschaffer, Anforderer

    Kategorien der Empfänger

    Nr. bei
    Kategorien
    Empfänger Anlass der Offenlegung Speicherort
    1-6 Zoom Video Communications, Inc. Auftragsverarbeitung Vereinigte Staaten von Amerika und Unterauftragsverarbeiter
        Unterauftragsverarbeiter  
      People.ai Vertreib, CRM Vereinigte Staaten von Amerika
      Sendgrid by Twilio E-Mail-Benachrichtigungen Vereinigte Staaten von Amerika
      Task US Rechnungsstellung und technische Unterstützung Philippinen
      KMC Solutions Rechnungsstellung und technische Unterstützung Philippinen
      Forethought Automatisiertes Kundendienst-Antwort-Tool Vereinigte Staaten von Amerika
      ADA Inc Support Chatbot Vereinigte Staaten von Amerika, Kanada
      Zendesk Support Vereinigte Staaten von Amerika
      Wootric Kundenumfragen Vereinigte Staaten von Amerika
      Totango Onboarding, Kundenerfahrung Vereinigte Staaten von Amerika
      Answerforce Kundensupport Vereinigte Staaten von Amerika
      Rocket Science Group, LLC E-Mail-Benachrichtungen Vereinigte Staaten von Amerika
      Five9 Callcenter Vereinigte Staaten von Amerika
      EPS Ventures Rechnungsstellung und technische Unterstützung Malaysia
      WKJ Consultancy Rechnungsstellung und technische Unterstützung Malaysia
      Salesforce Kundenmanagement Vereinigte Staaten von Amerika
      CyberSource Bezahlung und Betrugsprävention Vereinigte Staaten von Amerika
      Adyen Bezahlung und Betrugsprävention Europa
      Zuora Abomanagement Vereinigte Staaten von Amerika
      Oracle Inc. Infrastruktur (IT) Vereinigte Staaten von Amerika
      Microsoft Corp. Infrastruktur (IT) Vereinigte Staaten von Amerika
      Amazon Web Services Infrastruktur (IT) Vereinigte Staaten von Amerika, EU, Kanada, Australien
      Bandwidth Infrastruktur (Telefonie) Vereinigte Staaten von Amerika

    Übermittlungen von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation

    Nr. bei
    Kategorien
    Drittland oder internationale Organisation Geeignete Garantien im Falle einer Übermittlung nach Art. 49 Abs. 1 Unterabsatz 2 DSGVO
    1-6 Vereinigte Staaten von Amerika, Kanada, Indien, Australien, Brasilien, Japan, Hong Kong

    Standarddatenschutzklauseln
    EU-US-PrivacyShield

    1-6 Vereinigte Staaten von Amerika, Malaysia, Kanada, Australien, Philippinen Ebenfalls Standarddatenschutzklauseln

    Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien

    Nr. bei
    Kategorien
    Löschfrist
    1 30 Tage nach Löschen des Accounts bzw. Vertragsende
    2 30 Tage nach Löschbitte bzw. Vertragsende
    3 7 Tage nach Widerruf von Einwilligungen, die zur Veröffentlichung und Speicherung der Aufzeichnung erforderlich sind.
    Alternativ: Nach Wegfall Erforderlichkeit für Veröffentlichung und Speicherung der Aufzeichnung
    4 Lokal gespeicherte Chat-Nachrichten werden gelöscht, wenn diese älter als 30 Tage sind.
    Die Speicherung in der Cloud wurde deaktiviert.
    5 30 Tage nach Löschbitte bzw. Vertragsende
    6 Intern gemäß Haushalts- und Steuerrecht

    Das Archivrecht bleibt von den Löschfristen unberührt.

    Bestimmungen und Verhaltensregeln bei Zoomaufzeichnungen

    Es gelten folgende ergänzende Regelungen gemäß § 7 Abs. 10 Benutzungsordnung für Informationsverarbeitungssysteme der Universität Würzburg:

    1. Eine Aufzeichnung wird nur durchgeführt, wenn die jeweilige aufzunehmende Person ihr Einverständnis über Zoom Client abgegeben hat.
    2. Sie stimmt generell der Videoaufzeichnung zu und verpflichtet sich damit nach dem aktuellen Urheberrechtsgesetz zu handeln so wie das Auditorium durch den Zoom Client vor jeder Aufzeichnung in Kenntnis zu setzen, dass diese Veranstaltung aufgezeichnet wird. Nach der Fertigstellung der Aufzeichung ist das Video dem Rechenzentrum der Universität zu übermitteln.
    3. Dem Rechenzentrum und von diesem beauftragten Dienstleistern (derzeit Microsoft Ireland Operations Ltd.) wird gestattet, die Videos zur Verbesserung der Barrierefreiheit um Untertitel (Closed Captions) zu erweitern, einschließlich Übersetzungen der Untertitel in andere Sprachen.
    4. Die Videodaten und Untertitel werden über einen Videostreamingserver ausgegeben. Je nach Wunsch von lehrenden Personen wird das Videomaterial in einem Bereich in den jeweilig dazugehörigen WueCampus Kursen als Kursmaterial eingebunden.
    5. Personen werden auf Wunsch die aufgenommenen Videos und Untertitel zum Download angeboten.
    6. Auf dem Streamingserver werden die aufgezeichneten Videos maximal 2 Jahre vorgehalten. Anschließend werden diese vom Server gelöscht. Die Personen werden vor diesem Zeitpunkt über die Löschung in Kenntnis gesetzt.

    Bei Fragen zur Vorlesungsaufzeichnung wenden Sie sich bitte an das Multimediadienste-Team: multimedia@uni-wuerzburg.de.

    Urheberrechtshinweis

    Bei den Ihnen im Rahmen der digitalen Lehre zur Verfügung gestellten Materialien und Beiträgen handelt es sich um urheber- und persönlichkeitsrechtlich geschützte Werke.

    Bitte beachten Sie, dass Sie die Ihnen zur Verfügung gestellten Materialien, Inhalte und Beiträge ausschließlich für Ihre eigenen Studienzwecke verwenden dürfen. Eine Weitergabe an Dritte ist ausdrücklich nicht gestattet. Dies gilt insbesondere für Film- und Tonaufnahmen sowie auch für Lehrangebote oder Unterrichtseinheiten, die im Rahmen eines Live-Streams angeboten werden.

    Die Nichtbeachtung von Urheber- und Persönlichkeitsrechten Dritter ist keine Bagatelle. In Ihrem eigenen Interesse bitten wir Sie, von unzulässigen Verwertungen (z.B. Reproduktionen oder Verkauf) und öffentlichen Wiedergaben (z.B. Teilen in Gruppen oder sozialen Netzwerken) abzusehen.